Traveldoo 2018.2 - Note de version

Chers clients,

Nous avons le plaisir de vous informer que la version 2018.2 de Traveldoo sera mise en production entre le 19 juin et le 3 juillet.

Cette note de version présente les nouveautés embarquées dans la plateforme Traveldoo. Vous y retrouverez les nouveautés de cette mise à jour, leur impact sur l’interface et la configuration nécessaire.

Nous nous efforçons de rendre cette documentation la plus complète possible, et nous vous serions reconnaissant de bien vouloir la garder confidentielle.

La disponibilité de ces fonctionnalités peut dépendre de votre contrat ou de votre configuration. Si vous avez des questions sur l’une des fonctionnalités de cette version, ou des suggestions pour les améliorer, veuillez contacter votre responsable de compte ou le service client Traveldoo.

Cordialement,

L’équipe support Traveldoo

 

TRAVEL : Affichage de l’heure limite d’annulation pour les hôtels

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Certains fournisseurs de contenu hotelier disponibles avec Traveldoo fournissent une date et une heure d’annulation pour les tarifs proposés dans l’outil. Lorsqu’elles sont fournies, Traveldoo affiche maintenant l’heure en plus de la date aux utilisateurs. Cette amélioration permet aux voyageurs d’avoir l’ensemble des informations nécessaires pour leur voyage.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Le message informant l’utilisateur à propos de la date limite d’annulation a été revu afin d’y inclure l’heure lorsqu’elle est disponible, ainsi que le fait que cette limite est donnés en heure locale.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

TRAVEL : Amélioration de l’historique du voyage

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Traveldoo trace l’ensemble des actions faites sur un voyage. Elles sont présentées dans un historique affiché sur chaque page de voyage. Cet historique est amélioré afin d’indiquer si la personne ayant approuvé ou rejeté un voyage le faisait en tant que délégué de l’approbateur régulier.

Cettte nouvelle information améliore les capacités d’audit de Traveldoo, en fournissant le statut exact de l’approbateur ayant pris une décision pour un voyage.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs / approbateurs ?

Tous les utilisateurs qui peuvent ouvrir un voyage voient dès à présent si l’approbateur ayant pris une décision le faisait sur délégation ou non.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

TRAVEL: Nouveau message pour les e-billets Eurostar

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Nous avons mis à jour le message affiché lorsque la sélection du voyageur contient un e-billet Eurostar. Ce message indique ce qui est attendu de la part du voyageur pour s’enregistrer avant son voyage.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Le message est affiché sur la page de confirmation, lorsque l’utilisateur lance le processus de réservation. Il est également affiché sur la page du voyage une fois réservé.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

TRAVEL: Amélioration de la gestion des titres

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Nous avons amélioré la gestion du titre sur la page de confirmation. Lorsqu’aucun titre n’est sauvegardé au niveau du profil de l’utilisateur, nous lui demandons maintenant de choisir le titre correct.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Lorsqu’aucune valeur n’est sauvegardée dans le profil de l’utilisateur, le champ « Titre » est maintenant affiché sans valeur pré-selectionnée. L’utilisateur doit choisir un titre avant de pouvoir confirmer sa réservation.

 

 

Toute modification faite sur le titre d’un voyageur sur cette page sera automatiquement sauvegardé dans son profil.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

CONNECTIVITE : Affichage des tarifs EasyJet

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

L’affichage des tarifs EasyJet dans l’outil Traveldoo a été corrigé.

Il existe trois types de tarifs pour EasyJet, disponible via Pyton (Elsy Arres) :

• Le tarif Standard (Y) : tarif le plus bas. Baggage en soute non inclus.
• Le tarif Inclusive (B) : tarif le plus bas comprenant un baggage en soute de 23kg max.
• Le tarif Flexi (W) : tarif flexible comprenant un baggage en suite, un baggage cabine supplémentaire, le choix de son siège, et un bon Bistrot à valoir sur la restauration et les boissons.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Affichage des tarifs EasyJet :

 

CONNECTIVITE : Nouveau segment passif hôtel Sabre

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo propose un nouveau segment passif Sabre pour l’hôtel qui peut être implémenté pour tous les clients.

Avantages

L'avantage est d'avoir un format de segment passif hôtel standard qui fournit le niveau d'information attendu par les TMCs et les clients.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Ce nouveau segment passive peut être implémenté à la demande du client.

Veuillez contacter les Services Traveldoo pour mettre en place ce nouveau segment.

 

EXPENSE : Perdiem Belgique

• Produits : Expense
• Marchés : Belgique, Danemark, Allemagne
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Dans plusieurs pays les entreprises peuvent fournir à leurs employés des indemnités appelées « perdiem », pour couvrir leurs dépenses de repas et d’hébergement.

Ces indemnités sont calculées à partir d’un ensemble de taux légaux qui sont définis par le gouvernement du pays en question.

Avantages

Cette fonctionnalité permet à l’outil Traveldoo d’être conforme à la législation de ces trois pays.

Pour les sociétés déployant l’outil au Danemark, en Allemagne, et maintenant en Belgique ; leurs employés pourront désormais créer des notes de frais en y incluant des perdiem.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Une demande d'indemnité journalière se fait comme pour tout autre type de dépenses, sauf que le formulaire comporte trois sections au lieu d'une seule.

Pour demander une indemnité journalière:

1. Dans la note de frais, cliquez sur Ajouter une dépense.
2. Choisissez le type de frais « perdiem » (le nom peut être différent selon les clients / pays).
3. Complétez les différentes sections selon les descriptions ci-dessous.
4. Lorsque tout est rempli, cliquez sur Enregistrer (ou Enregistrer et ajouter nouveau pour commencer une nouvelle demande de per diem).

Section 1 - Ajouter l'itinéraire

Sur le premier écran, ajouter les dates de départ et de retour, ainsi que les dates et heures d'arrivée et de départ de chaque destination (les dates et heures se réfèrent à l'heure locale):

 

Section 2 - Détails des repas fournis

Dans la deuxième section, ajouter le détail des repas qui ont été fournis durant le déplacement (pour lesquels l’employé n’a rien eu à payer). Le montant de l’indemnité est réduit en conséquence.

Pour cela, cocher les cases correspondant aux repas fournis:

 

Section 3 – Confirmation

L'écran final affiche un récapitulatif des indemnités pour chaque jour du voyage, ainsi que le total :

 

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Un nouveau type de frais doit être configuré avec la propriété « perdiem » :

 

Une nouvelle section « Perdiem Rates » est disponible dans Administration / Resources / Expense resources / Perdiem Rates.

 L’administrateur peut ici télécharger le fichier de taux appliqués pour un pays :

 

EXPENSE : Génération des lots comptables

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

La procédure de génération des lots comptables fait l’objet d’une amélioration lors de cette montée de version.

Cette évolution a pour objectif de déclencher la génération des lots comptables à chaque heure, 7 jours sur 7, 24h sur 24.

Avantages

La nouvelle procédure de génération des lots permettra de:

• Renforcer et améliorer les performances de notre plateforme,
• Répartir la volumétrie dans la journée,
• Répondre à une forte demande liée aux déploiements internationaux (fuseaux horaires),
• Réagir plus rapidement lorsqu’un lot génère une erreur.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Les utilisateurs ayant un rôle Administrateur seront toujours en mesure de vérifier l’état de chaque export dans le menu d’Administration Traveldoo.

 

EXTRACTION: Ajout de la multisélection pour le critère de recherche « Société »

Extraction | Rapport

• Produits : Extraction
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du nouveau module Extraction, Traveldoo a amélioré le mode de sélection des valeurs pour le critère de recherche « Société » en permettant la sélection de plusieurs entités.

 

Quoi de neuf pour les utilisateurs ?

Une nouvelle fonctionnalité pour affiner les critères de recherche pour le champ "Organisation".

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

 

EXTRACTION: Rapport Facture

Extraction | Rapport | Facture

• Produits : Invoice
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du nouveau module d'extraction, Traveldoo propose un nouveau rapport permettant l'extraction des données de facturation du module Invoice de l’application Traveldoo.

Quoi de neuf pour les invoice managers ?

Un rapport de facture spécifique, avec toutes les informations importées dans l'application Traveldoo Invoice, et la possibilité de filtrer les données sur la période d'approbation, la période d'échéance ou  encore la période d'importation.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

 

INTERFACE: Monitoring de l’import de relevé de facture

Interface | Facture  

• Produits : Tous
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration de ses services, Traveldoo propose un nouveau module Interface, destiné à donner accès aux résultats d’import ou d’export de données, vers ou depuis l'application Traveldoo.

Le nouvel monitoring est celui des relevés de facture importés dans le module Invoice de notre solution. Ces deux interfaces vont permettre le suivi du succès ou de l'échec des mises à jour dans la base de données Traveldoo.

Quoi de neuf pour les interface managers ?

Un nouveau module permettant la récupération du résultat de l’import de facture, et l'accès en cas d'échec à un rapport détaillant les erreurs.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Une nouvelle section “ Interface monitoring setting ” dans le menu Org permettant la configuration des droits utilisateurs pour acceder à la nouvelle interface :

 

 

MOBILE : Fonctionnalité de géolocalisation pour l'ajout d'une dépense

Nouvelle dépense | Emplacement des dépenses | Utiliser la géolocalisation

• Produits : Expense, Mobile, iOS
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Lors de la création d'une transaction de dépenses, vous pouvez ajouter l'emplacement exact de la dépense en sélectionnant la fonctionnalité de géolocalisation. Pour faciliter la création d’une dépense, la géolocalisation remplit certains champs automatiquement, comme la date, la devise et le fournisseur.

Avantages

Vous pouvez maintenant simplifier la création de vos notes de frais. En sélectionnant la géolocalisation, l'emplacement de la dépense complétera automatiquement l'adresse, la devise, le fournisseur et la date.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque vous appuyez sur l'icône de géolocalisation, vous obtenez une liste des emplacements à proximité, parmi lesquels vous pouvez sélectionner votre localisation. Après cela, la devise, le fournisseur et de date sont automatiquement renseignés en fonction de l'emplacement de la dépense.

       

      

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

MOBILE : Création d'une note de frais à partir d'un ordre de mission ou d'un voyage

Nouvelle note de frais | Source: voyage Traveldoo ou ordre de mission

• Produits : Expense, Mobile, iOS
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Certains clients configurent les paramètres de leurs utilisateurs pour qu’ils puissent créer une note de frais depuis un voyage Traveldoo ou d’un ordre de mission. Cette fonctionnalité importante sera dorénavant disponible sur mobile à partir de cette nouvelle version.

Avantages

Auparavant, il n'était pas possible de créer une note de frais à partir d'un voyage ou d'un ordre de mission sur mobile, il était donc nécessaire de se connecter au Web pour le faire. Les utilisateurs peuvent désormais gérer leurs dépenses via l'application mobile.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque vous créez une nouvelle note de frais, en fonction des paramètres, vous êtes invité à choisir l'une des options suivantes :

• Depuis un ordre de mission - la note de frais est créée à partir d'un ordre de mission existant, que vous sélectionnez dans une liste.
• Depuis un voyage Traveldoo – la note de frais est créée à partir d'un voyage existant, que vous sélectionnez dans une liste.
• Nouvelle note – Création d’une nouvelle note de frais classique.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

MOBILE : Nouvelle application Expense pour Android

• Produits : Expense, Mobile, Android
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Nous sommes ravis d'offrir aux utilisateurs de la solution Traveldoo Expense, une nouvelle version entièrement revisitée de l'application Mobile Expense pour Android, vous permettant de créer et de soumettre vos notes de frais où que vous soyez dans le monde.

Avantages

Vous pouvez maintenant simplifier la création, la soumission et la gestion de vos notes de frais :

• Créez vos notes de frais rapidement et facilement.
• Consultez et gérez vos dépenses où que vous soyez.
• Utilisez votre mobile pour photographier vos reçus et les enregistrer dans votre application.
• Simplifiez la gestion de vos notes de frais et de vos dépenses à travers une expérience utilisateur engageante.
• Suivez vos remboursements et contrôlez vos budgets plus efficacement.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

       

 

Un nouveau look et une expérience utilisateur engageante, compatible avec la dernière application mobile Travel de Traveldoo. Une nouvelle application qui facilite la création de notes de frais, l'ajout de dépenses et la réception de reçus pour les utilisateurs d’Android.

Rôles

L'application mobile est disponible uniquement pour le rôle « utilisateur », en ce sens que l'utilisateur peut créer et soumettre une dépense. Le rôle « approbateur » n'est pas encore disponible (prévu pour le quatrième trimestre 2018) et le rôle
« comptable » n'est pas prévu pour l'application mobile. En outre, il n'est pas prévu d'intégrer des délégués sur l'application mobile.

Comment l’obtenir ?

(Utilisateurs enregistrés de Traveldoo Expense uniquement) Dans l'application Play Store, recherchez Traveldoo, faites défiler jusqu'à Traveldoo Expense et appuyez sur . Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et mot de passe Traveldoo Mobile et c’est  parti !

Comment me connecter ?

Pour vous connecter à Traveldoo Expense sur votre appareil, vous devez configurer votre compte mobile dans votre page de profil Traveldoo sur le site Web.

Une fois que vous avez accédé à votre profil, rendez-vous sur la page « Compte mobile ».

Vous pouvez ensuite choisir d'activer votre accès mobile et utiliser les mêmes informations d'identification que celles que vous utilisez sur le site Web, ou activer votre compte mobile et utiliser un nouveau nom d'utilisateur et mot de passe :

 

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

 

DOCUMENTATION: Dernières mises à jour

• Produits : Travel, Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Dans l'outil Travel, le guide de l'utilisateur PDF a été remplacé par un nouveau système d'aide interactif.

Pour l'outil Expense, le guide de l'utilisateur PDF a été mis à jour pour inclure la documentation des fonctionnalités d'extraction récemment publiées.

Un nouveau Guide d'administration est disponible pour faciliter la configuration de l'outil Voyage.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs / superviseurs / comptables ?

Les utilisateurs de l'outil Travel peuvent maintenant cliquer sur le bouton «?» en haut à droite de tout écran Travel pour accéder au système d'aide de voyage. Ceci est entièrement interrogeable et est adaptable à n'importe quelle taille d'écran.

Le Guide Utilisateur Expense, disponible en cliquant sur le bouton "?" en haut à droite de tout écran Expense, inclut désormais une documentation étendue sur les fonctionnalités liées aux dépenses du module Extraction.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Les administrateurs système ayant accès à cette base de connaissances Traveldoo (https://new-esupport.traveldoo.com/hc/en-gb) peuvent consulter les articles du Guide d'Administration Travel (seulement en anglais), donnant des instructions détaillées sur la configuration et la maintenance de l'outil de voyage, en cliquant sur l'icône Administration :

 

Cliquez sur le lien Administration Guide à gauche de l’écran suivant, puis sur See all articles en bas, puis sur l'en-tête d'un article pour le lire.

Les administrateurs peuvent également obtenir une copie PDF en anglais du Guide d'Administration (Travel) sur demande auprès de Traveldoo.