Nous avons le plaisir de vous informer que la version 2018.1 de Traveldoo sera mise en production le 22 mars 2018.

Cette note de version présente les nouveautés embarquées dans la plateforme Traveldoo. Vous y retrouverez les nouveautés de cette mise à jour, leur impact sur l’interface et la configuration nécessaire.

Nous nous efforçons de rendre cette documentation la plus complète possible, et nous vous serions reconnaissant de bien vouloir la garder confidentielle.

La disponibilité de ces fonctionnalités peut dépendre de votre contrat ou de votre configuration. Si vous avez des questions sur l’une des fonctionnalités de cette version, ou des suggestions pour les améliorer, veuillez contacter votre responsable de compte ou le service client Traveldoo.

Cordialement,

L’équipe support Traveldoo

TRAVEL : Sabre – Voir plusieurs tarifs pour les recherches aériennes

Produits : Travel
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo ne proposait qu’un tarif par proposition aérienne lorsque le GDS configuré est Sabre.

Cette limitation a été supprimée pour permettre à nos utilisateurs de voir par défaut jusqu’à 3 tarifs différents (public, société, agence).

Lorsque d’autres tarifs sont disponible pour une proposition aérienne, une ation permet à l’utilisateur de voir tous les tarifs provenant de Sabre.

Cette amélioration est basée sur des recherches de type « Branded Fares » en plus des recherches tarifaires classiques. En conséquence, Traveldoo est maintenant capable d’afficher les labels de ce type de tarifs tels que fournis directement par Sabre.

Avantages

En plus de proposer un contenu tarifaire plus riche – et ainsi plus de flexibilité dans leurs choix à nos utilisateurs, cette amélioration fournit également des informations à jour lorsque les tarifs affichés sont des « Branded Fares ».

Traveldoo se base sur le contenu fourni par Sabre. Toute mise à jour faite par une compagnie aérienne dans Sabre sera automatiquement visible pour nos utilisateurs finaux.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Lorsque cette fonctionnalité est activée, les voyageurs et les Arrangers ont maintenant accès jusqu’à 3 tarifs lors de leurs recherches aériennes : le tarif public le moins cher, le tarif société le moins cher et le tarif agence le moins cher :

Si d’autres tarifs public, société ou agence sont disponible pour la proposition aérienne, une action nommée “voir les autres tarifs” est affichée. Cette action permet à l’utilisateur de voir tous les tarifs disponibles pour cette proposition :

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

La configuration de cette fonctionnalité repose entièrement sur des paramètres déjà existants.

Veuillez contacter le service client Traveldoo si vous souhaitez l’activer.

Vous devez également demander auprès de Sabre l’activation de Bargain Finder Max (BFM) et de Branded Fares sur le PCC utilisé par votre société sur ce GDS. Cette activation prend généralement 2 à 3 semaines pour être finalisée par Sabre.

CONNECTIVITE: Deux nouveaux modes de paiement disponibles pour Hotelzon

Produits : Travel
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo a récemment ajouté Hotelzon en tant que fournisseur de contenu hôtel. Deux nouveaux moyens de paiement sont désormais disponibles pour Hotelzon :

La carte loger
La facturation entreprise

Selection du paiement par carte loger :

Selection du paiement par facturation entreprise:

Le paiement par carte virtuelle (type Conferma ou AIDA) n’est pas encore disponible.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Les voyageurs et arrangeurs pourront utiliser ces deux nouveaux modes de paiement pour faire une réservation sur Traveldoo.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Veuillez contacter le service client Traveldoo pour la configuration de ces nouveaux modes de paiement.

EXPENSE : Perdiem

Produits : Expense
Marchés : Danemark, Espagne
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Dans plusieurs pays les entreprises peuvent fournir à leurs employés des indemnités appelées « perdiem », pour couvrir leurs dépenses de repas et d’hébergement.

Ces indemnités sont calculées à partir d’un ensemble de taux légaux qui sont définis par le gouvernement du pays en question.

Avantages

Cette fonctionnalité permet à l’outil Traveldoo d’être conforme à la législation de ces deux pays. Pour les sociétés déployant l’outil au Danemark et en Allemagne, leurs employés pourront désormais créer des notes de frais en y incluant des perdiem.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Une demande d'indemnité journalière se fait comme pour tout autre type de dépenses, sauf que le formulaire comporte trois sections au lieu d'une seule.

Dans la note de frais, cliquez sur Ajouter une dépense.
Choisissez le type de frais « perdiem » (le nom peut être différent selon les clients / pays)
Complétez les différentes sections selon les descriptions ci-dessous.
Lorsque tout est rempli, cliquez sur Enregistrer (ou Enregistrer et ajouter nouveau pour commencer une nouvelle réclamation de per diem).

Section 1 - Ajouter l'itinéraire

Sur le premier écran, ajouter les dates de départ et de retour, ainsi que les dates et heures d'arrivée et de départ de chaque destination (les dates et heures se réfèrent à l'heure locale) :

Section 2 - Détails des repas fournis

Dans la deuxième section, ajouter le détail des repas qui ont été fournis durant le déplacement (pour lesquels l’employé n’a rien eu à payer). Le montant de l’indemnité est réduit en conséquence.

Pour cela, cocher les cases correspondant aux repas fournis :

Section 3 – Confirmation

L'écran final affiche un récapitulatif des indemnités pour chaque jour du voyage, ainsi que le total :

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Un nouveau type de frais doit être configuré avec la propriété « perdiem » :

Une nouvelle section « Perdiem Rates » est disponible dans Administration / Resources / Expense resources / Perdiem Rates.

L’administrateur peut ici télécharger le fichier de taux appliqués pour un pays :

EXPENSE: Ajouter un reçu (Mobile)

Nouvelle dépense | Ajouter un justificatif | Accéder à la galerie photo

Produits : Expense, Mobile
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs Recommandé ? Oui
Nécessite l'assistance de Traveldoo Services ? Non
Facultatif ? Oui

Contexte

Lors de la création d'une transaction de dépenses, vous pouvez y joindre l'image d'un justificatif disponible sur votre appareil. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez accéder à votre galerie de photos, sélectionner la photo souhaitée et la joindre à une nouvelle dépense.

Avantages

Vous pouvez maintenant simplifier la création de vos notes de frais. Prenez des photos de vos justificatifs et lors de la création de votre dépense, joignez-les directement via la galerie de photos.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque vous appuyez sur l'icône « joindre un reçu », vous voyez les options suivantes :

Prendre une photo via l'appareil de votre téléphone
Choisir une image existante dans votre galerie de photos
Aller dans le portefeuille de justificatifs.

Si vous sélectionnez Choisir existant, vous êtes redirigé vers votre galerie de photos, d'où vous pouvez sélectionner le reçu désiré et le joindre à la dépense.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXPENSE: Modifier une ligne de dépenses (Mobile)

Note de frais | Ligne de dépenses | Modifier

Produits : Expense, Mobile
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs Recommandé ? Oui
Nécessite l'assistance de Traveldoo Services ? Non
Facultatif ? Oui

Contexte

Avant de soumettre une note de frais, vous pouvez modifier l'une des lignes de dépenses afin de soumettre des données précises. Cette fonctionnalité vous permet de modifier la ligne de dépense.

Avantages

La possibilité de modifier une ligne de transaction avant de la soumettre.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque la note de frais est en état de brouillon (avant la soumission), vous pouvez appuyer sur la ligne de dépense pour l’ouvrir en mode édition. Après avoir effectué vos modifications et appuyé sur Mettre à jour, la ligne de dépense est enregistrée.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXPENSE: Dupliquer une ligne de dépenses (Mobile)

Note de frais | Ligne de dépenses | Dupliquer

Produits : Expense, Mobile
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs Recommandé ? Oui
Nécessite l'assistance de Traveldoo Services ? Non
Facultatif ? Oui

Contexte

Auparavant, pour les dépenses récurrentes dans une note de frais, vous deviez créer une nouvelle ligne de transaction à chaque fois. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez dupliquer une ligne de dépense autant de fois que vous le souhaitez.

Avantages

Vous n'avez pas besoin de créer une nouvelle ligne de transaction pour chaque dépense récurrente. Dupliquer la ligne de dépense fait gagner du temps et simplifie le processus de création.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Pour les notes de frais à l'état de brouillon (avant la soumission), lorsque vous balayez une dépense vers la gauche, vous verrez apparaitre les boutons Dupliquer et Supprimer. Si vous appuyez sur Dupliquer, la ligne de dépense sera dupliquée avec tous les informations associées.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXTRACTION: Evolution du rapport de dépense

Extraction | Rapport | dépenses

Produit: Expense
Marchés: Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration de ses services, Traveldoo enrichie le rapport de dépense en ajoutant les données suivantes:

Approver employee ID
Approver Email address
Submitter Email address
Country
VAT rate
VAT code
Attached receipt
Missing receipt

Quoi de neuf pour les intelligence managers?

Nouvelles données disponibles dans le rapport de dépense.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

EXTRACTION: Rapport d’indemnité kilométrique

Extraction | Rapport | IK

Produits : Expense
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du nouveau module d'extraction, Traveldoo propose un nouveau rapport permettant l'extraction des données de remboursement de frais kilométrique.

Quoi de neuf pour les intelligence managers ?

Un nouveau rapport d’indemnité kilométrique, contenant des informations telles que le descriptif de la voiture, le compteur et les taux appliqués.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

EXTRACTION: Rapport Perdiem

Extraction | Rapport | Perdiem

Produits : Expense
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du nouveau module d'extraction, Traveldoo propose un nouveau rapport permettant l'extraction des données de remboursement des indemnités journalières.

Quoi de neuf pour les intelligence managers ?

Un nouveau rapport d’indemnité journalière.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

EXTRACTION: Amélioration du rapport Trips

Extraction | Rapport | Voyage

Produits : Travel
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration de ses services, Traveldoo enrichie le rapport Trips en ajoutant les données suivantes :

Booking channel ( online , imported , assisted ...)
Preferred hotel flag
Hotel negotiated rate flag
Approver : employee ID, external, login email.

Le format standard comportera les nouvelles balises suivantes :

<xs:element name="Header">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:element ref="TripIdentifier"/>

<xs:element ref="TripExternalIdentifier"/>

<xs:element ref="TripName"/>

........................................

<xs:element ref="ProposalsCount" minOccurs="0"/>

<xs:element ref="PreferenceNum" minOccurs="0"/>

<xs:element ref="Result"/>

<xs:element ref="BookingChannel"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

-----------------------------------------------------------

<xs:element name="HotelSegment">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:element ref="PassengerId" minOccurs="0"/>

<xs:element ref="PaymentInformation" minOccurs="0"/>

<xs:element ref="CheckInDate"/>

<xs:element ref="CheckOutDate"/>

........................................

<xs:element ref="BookingCode"/>

<xs:element ref="RoomDescription"/>

<xs:element ref="Occupancy"/>

<xs:element ref="RoomCount"/>

<xs:element ref="PreferredHotelFlag"/>

<xs:element ref="HotelNegotiatedRateFlag"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

-----------------------------------------------------------

<xs:element ref="ApproverList"/>

<xs:element name="ApproverListList">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:element ref="Approver" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

<xs:element name="Approver">

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:element ref="FirstName"/>

<xs:element ref="LastName"/>

<xs:element ref="WorkEmail"/>

<xs:element ref="EmployeeId"/>

<xs:element ref="login"/>

<xs:element ref="externalId"/>

</xs:sequence>

</xs:complexType>

</xs:element>

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

INTERFACE: Monitoring de la synchro RH et des Custom Field

Interface | Synchro RH | Synchro Custom Field

Produits : Tous
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration de ses services, Traveldoo propose un nouveau module Interface, destiné à donner accès aux résultats d’import ou d’export de données, vers ou depuis l'application Traveldoo.

Les deux premières monitoring sont la synchro RH et la synchro Custom Field. Ces deux interfaces vont permettre le suivi du succès ou de l'échec des mises à jour dans la base de données Traveldoo.

Quoi de neuf pour les interface managers ?

Un nouveau module permettant la récupération du résultat d'une synchronisation, et l'accès en cas d'échec à un rapport détaillant les erreurs.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Une nouvelle section “ Interface monitoring setting ” dans le menu Org permettant la configuration des droits utilisateurs pour acceder à la nouvelle interface :