Traveldoo 2018.3 - Note de version

Chers clients,

 

Nous avons le plaisir de vous informer que la version 2018.3 de Traveldoo sera mise en production entre le 23 octobre et le 5 novembre 2018.

Cette note de version présente les nouveautés embarquées dans la plateforme Traveldoo. Vous y retrouverez les nouveautés de cette mise à jour, leur impact sur l’interface et la configuration nécessaire.

Nous nous efforçons de rendre cette documentation la plus complète possible, et nous vous serions reconnaissants de bien vouloir la garder confidentielle.

La disponibilité de ces fonctionnalités peut dépendre de votre contrat ou de votre configuration. Si vous avez des questions sur l’une des fonctionnalités de cette version, ou des suggestions pour les améliorer, veuillez contacter votre responsable de compte ou le service client Traveldoo.

 

Cordialement,

 

L’équipe support Traveldoo

 

TRAVEL : Date de naissance obligatoire

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

La date de naissance des voyageurs est une information qui n’est obligatoire que pour les réservations de Low Cost, ainsi que pour les e-billets de train.

Cependant, de plus en plus de transporteurs demandent à ce que cette information soit toujours présente dans toute réservation.

C’est pour cela que Traveldoo a ajouté la possibilité de rendre la date de naissance obligatoire pour toutes les réservations, en fonction des besoins de nos clients.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Lorsque la date de naissance est configurée comme étant obligatoire, le champ correspondant est toujours affiché sur la page de confirmation de réservation. L’information est récupérée au niveau du profil des voyageurs. Elle peut être modifiée lorsque les profils sont gérés par Traveldoo. Elle est affichée en lecture seule lorsque les profils sont gérés via des systèmes tiers.

Lorsque la date de naissance n’est pas configurée comme étant obligatoire (comportement par défaut de l’application), il n’est demandé aux voyageurs de la confirmer que pour les réservations de Low Cost et d’e-billet train.

Le comportement de l’application a également été adapté lorsque les profils voyageurs ne sont pas gérés directement par Traveldoo, mais via des systèmes tiers. Dans ce cas de figure, Traveldoo transmet les informations de ces outils vers les systèmes de réservation. En conséquence, il n’est maintenant plus possible de modifier une date de naissance lors de la confirmation de réservation lorsque les profils utilisateurs ne sont pas éditables dans l’application Traveldoo.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Un nouveau paramètre est disponible dans l’Admin Site au niveau des agences de voyages.

 

 

La valeur par défaut de ce paramètre est « Not displayed, except when e-ticket is applicable ».

En configurant la valeur « Always displayed and mandatory », les voyageurs devront systématiquement fournir une date de naissance valide pour toute réservation effectuée via la solution Traveldoo. 

 

TRAVEL : Restriction d’auto-approbation pour les voyages

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Les approbateurs délégués ont la possibilité aujourd’hui d’approuver leurs propres voyages. Cette nouvelle fonctionnalité permet de restreindre leurs droits d’approbation, et d’aligner le comportement sur celui en place pour les approbateurs non-délégués. L’utilisateur ne peut pas prendre de décision sur un voyage dont il fait partie, même si l’approbateur habituel lui a délégué ses droits.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Un message est affiché à l’utilisateur lorsque l’auto-approbation est désactivée. Les boutons d’actions (approbation, rejet, demande de modification) ne sont pas non plus affichés.

         

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire. 

 

EXPENSE : Audit trail des lignes de dépense

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Toutes les modifications faites au niveau d’une dépense sont maintenant enregistrées pour pouvoir être auditées. Ces modifications sont affichées dans l’interface utilisateur pour chaque dépense enregistrée dans une note de frais.

Avantages

Pour les utilisateurs, cette fenêtre d’audit permet de visualiser qui a pu modifier une dépense dans leur note de frais.

Pour les managers, elle permet de visualiser les modifications faites par d’autres utilisateurs.

Pour les auditeurs, elle permet d’auditer toutes les modifications faites au niveau des lignes de frais.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Délégués / Managers / Comptables ?

Comme décrit ci-dessus, tous les utilisateurs peuvent voir les modifications faites sur une dépense dans une note de frais.

En cliquant sur l’icône , la fenêtre d’audit s’ouvre et affiche ces modifications.

Toutes les données sauvegardées lors de la création de la dépense sont affichées, puis chaque modification va être affichée avec : Nom de l’utilisateur, date / Heure, champ modifié, nouvelle valeur.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire. 

 

EXPENSE : Afficher le rôle de l’utilisateur dans l’historique

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Un historique de toutes les actions faites sur une note de frais est affiché pour chaque note de frais. Cet historique a été amélioré pour indiquer si le manager qui a approuvé ou rejeté la note de frais agissait comme délégué du manager assigné par défaut.

Cette information améliore les capacités d’audit des notes de frais, fournissant le statut exact du valideur qui a pris la décision d’approuver ou de rejeter une note de frais.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Délégués

Les utilisateurs peuvent visualiser dans l’historique de la note de frais si le valideur a agi comme délégué.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire. 

 

EXPENSE : Taux par passager pour les Indemnités Kilométriques

• Produits : Expense
• Marchés : Royaume-Uni, Autriche
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Au Royaume-Uni et en Autriche, les taux légaux d’indemnités kilométriques autorisent les entreprises à ajouter un taux par passager pour le calcul de l’indemnité. En plus du taux classique par kilomètre, l’employé peut recevoir une indemnité supplémentaire s’il transporte un autre employé dans son véhicule par exemple.

Avantages

Cette nouvelle fonctionnalité permet de répondre aux besoins des marchés britannique et autrichien.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Délégués

Les utilisateurs peuvent entrer un nombre de passagers lors de la déclaration d’indemnités kilométriques.

Un nouveau champ « Nombre de passagers » est maintenant disponible, et le nombre entré par l’utilisateur va être pris en compte dans le calcul de l’indemnité, en fonction de la règle configurée.

 

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Rules > Policy and Preferences > Mileage Allowance Rules

En configurant la table des taux, une nouvelle colonne est affichée avec les taux par passager. Par défaut, les valeurs sont à 0 et la fonctionnalité n’est pas activée.

 

 

Resources > Expense Resources > Expense Types

Une nouvelle propriété « Number of passengers » doit être ajoutée au formulaire de dépense pour pouvoir utiliser la fonctionnalité et calculer ce taux par passager.

  

 

EXPENSE : Amélioration de la validation comptable automatique

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Dans le workflow de validation des notes de frais, l’étape de validation comptable peut être configurée en automatique.

Seules les notes de frais avec un montant remboursable strictement supérieur à 0 sont alors validées.

Si le montant remboursable est égal à 0 ou négatif (c’est l’employé qui doit de l’argent à l’entreprise), elles ne sont pas validées automatiquement lors de cette étape.

Une nouvelle option permet désormais de les inclure.

Avantages

Il est désormais possible d’inclure toutes les notes de frais lors de la validation comptable automatique, et ainsi de limiter la validation manuelle si c’est le process choisi par la société.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Délégués

Rien.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Org > Workflow properties setting

Si le paramètre « Accounting approval process » a comme valeur « Automated », on a maintenant  les 2 options qui apparaissent.

 

Par défaut, ces notes de frais ne sont pas incluses. L’administrateur doit cocher ces cases pour les inclure dans la validation comptable automatique. 

 

EXPENSE : Amélioration de l’écran perdiem

• Produits : Expense
• Marchés : Allemagne, Danemark, Belgique
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Lorsqu'un employé déclare un perdiem, il peut être très long d'ajuster les informations sur les repas si le voyage a été long et qu’il y a alors beaucoup de lignes. Avec la nouvelle interface, il est possible de regrouper les repas quotidiens et de les mettre à jour en un clic.

Avantages

Cette amélioration permet à l'utilisateur de déclarer plus rapidement les informations nécessaires au calcul du perdiem.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Délégués

Lorsque l'utilisateur déclare un itinéraire pour créer un perdiem, il lui faut alors ajuster les informations de repas pour chaque jour.

Par exemple, si le petit-déjeuner lui a été fourni chaque jour, il suffit de cliquer sur la ligne principale pour mettre à jour toutes les lignes du dessous. En cliquant sur le lien « Afficher les détails », l'utilisateur peut afficher et modifier les détails des repas pour chaque jour. En cliquant sur « Masquer les détails », il peut revenir à la première vue.  

     

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXTRACTION : Abonnement

Extraction | Reporting

• Produits : Extraction
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Traveldoo offre une nouvelle fonctionnalité permettant aux utilisateurs de notre module Extraction de s'abonner à un extrait récurrent du rapport.

L'abonnement est disponible pour tous les types de rapports dans le module Extraction, avec 3 fréquences proposées : quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez également définir un nom de personnalisation pour votre abonnement afin d'identifier rapidement la nature du rapport.

La gestion de vos abonnements se fait via le menu Abonnements où vous pouvez les consulter ou les désabonner.

Quoi de neuf pour les utilisateurs intelligence ?

La possibilité de générer automatiquement leurs rapports périodiquement.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

 

EXTRACTION : Rapport d’audit des voyages

Extraction | Reporting

• Produits : Extraction, Travel
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Traveldoo propose un nouveau rapport spécifique permettant l'extraction de la piste d'audit de voyage.

Le module Extraction propose un nouveau menu « Audit Voyages » permettant de vérifier que chaque voyage a suivi un circuit de validation conforme et que toutes les actions ont été effectuées correctement par une personne autorisée.

Quoi de neuf pour les utilisateurs intelligence ?

La possibilité d'extraire pour une entité un échantillon de la trace d'audit des voyages

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

 

EXTRACTION : Rapport d’audit des dépenses

Extraction | Reporting

• Produits : Extraction, Expense
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Traveldoo propose un nouveau rapport spécifique permettant l'extraction des données d'audit des lignes de dépenses.

Dans le cadre de la première étape d'une nouvelle fonctionnalité de suivi des créations, modifications et suppressions de ligne de dépense d’une note de frais, le module Extraction propose un nouveau menu « Audit des dépenses » permettant la récupération de ces données telles que le nom du modificateur, son rôle, la date de modification et la valeur nouvellement ajoutée.

 

Quoi de neuf pour les utilisateurs Expense intelligence ?

La possibilité d'extraire pour une entité un échantillon de la piste d'audit des lignes de dépense de toutes les notes de frais qui ont été soumises.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.

 

EXTRACTION : Rapport Indemnité kilométrique

Rapport | IK

• Produits : Extraction
• Marchés : Tous les pays
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Suite à l’amélioration des règles de kilométrage permettant la gestion d’un taux de kilométrage spécifique en fonction du nombre de passagers, Traveldoo a mis à jour le format du rapport d’indemnité kilométrique pour y inclure 2 nouvelles colonnes, PASSENGER_RATE et NB_PASSENGER.

Quoi de neuf pour les utilisateurs intelligence ?

Mise à disposition de rapports d’indemnité kilométrique incluant les dépenses avec passagers.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire. 

 

MOBILE : Nouvelles langues dans l’application Expense

Application Expense | Nouvelles langues | NL, IT, ES, DE, SW, PT, PO 

• Produits : Expense, Mobile, iOS
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

L’application Traveldoo Expense sur iOS est disponible dans sept nouvelles langues : néerlandais, italien, espagnol, allemand, suédois, portugais et polonais.

Quoi de neuf pour les utilisateurs ?

En plus de l’anglais et du français les utilisateurs peuvent créer leurs dépenses dans l’une des sept nouvelles langues.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Pas de changement dans l’administration nécessaire. 

 

MOBILE : Gestion des reçus

Création de dépense | Supprimer un reçu | Recadrer un reçu

• Produits : Expense, Mobile, iOS, Android
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Vue d’ensemble

Quand un utilisateur prend un reçu en photo il peut le recadrer.

Il peut aussi supprimer un reçu qui n’est pas encore lié à une dépense. Ces fonctionnalités sont disponibles sur iOS et Android.

        

Avantages

L’utilisateur peut recadrer ses reçus et supprimer les reçus indésirables liés à son profil.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque l'utilisateur prend une photo d'un reçu, il peut définir les bordures de sorte que seule la zone du reçu est incluse et téléchargée.

L’utilisateur peut supprimer un reçu qui n’est pas encore lié à une dépense. Ces reçus sont affichés dans la section « non liés ». Avec cette fonctionnalité l’utilisateur peut se débarrasser des reçus indésirables liés à son profil.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Pas de changement dans l’administration nécessaire. 

 

DOCUMENTATION : Nouveau Guide utilisateur
« Extraction de données »

Extraction

• Produits : Travel, Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Un nouveau guide utilisateur « Extraction de données » a été publié pour remplacer et étendre les informations d'extraction précédemment contenues dans le Guide utilisateur « Expense ».

Avantages

Le guide décrit le module Extraction de l’outil Traveldoo et comprend des informations sur l'obtention et la consultation des données extraites des demandes de remboursement, des indemnités kilométriques, des indemnités journalières et des factures importées.

Quoi de neuf pour les responsables BI ?

Une description complète et des instructions d'utilisation pour le module Extraction sont maintenant disponibles en cliquant sur le bouton Analytics ou en recherchant « extraction ».

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire. 

 

DOCUMENTATION : Ajout d'informations sur Expense au Guide d'Administration

Administration | Expense

• Produits : Expense
• Marchés : All
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Le Guide d’Administration, présenté pour la première fois dans la version 2018.2, a été étendu pour inclure les informations d'administration pour l'outil Expense.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Les administrateurs système peuvent désormais consulter les informations de configuration relatives aux aspects de l'outil d'administration liés aux ressources de dépenses et aux ressources financières, ainsi qu’aux paramètres de réglages.

Le guide est disponible (en anglais) en format PDF sur demande auprès de Traveldoo Support. Les administrateurs peuvent également consulter le guide en cliquant sur le bouton Administration et en sélectionnant « Administration Guide », ou en recherchant « administration ».