Traveldoo 2019.1 - Note de version – Traveldoo

Traveldoo affiche les Branded Fares d’un certain nombre de compagnies aériennes, dont Air France, Lufthansa et British Airways, depuis plusieurs années. Cet affichage était piloté par notre application en se basant sur les bases tarifaires des compagnies aériennes. Cela impliquait également une maintenance régulière pour s’assurer de la justesse du label affiché dans l’application.

Cette nouvelle fonctionnalité permet à l’application d’afficher les labels des Branded Fares tels que fournis par les GDS. Cela assure donc un affichage toujours à jour, même lorsqu’une compagnie aérienne modifiera son offre.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Les voyageurs peuvent voir le nom du tarif directement dans les pages de résultats (Sabre et Travelport Galileo), et dans « Voir plus de tarifs » (tous GDS).

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

TRAVEL : Plus d’options de vols dans Traveldoo

Produits : Travel
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Nous avons travaillé sur le nombre de tarifs affichés dans notre solution lors de recherches aériennes, afin de nous assurer que nous offrons la plus large gamme possible à nos utilisateurs.

La logique permettant de filtrer les propositions tarifaires pour ne garder que les tarifs pertinents a donc été mise à jour en conséquence.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

TRAVEL : Suppression de conditions d’annulation caduques pour Trainline

Produits : Travel
Marchés : Train (Royaume-Uni)
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Les conditions d’annulation affichées dans l’application pour Trainline étaient caduques.

En conséquence, le lient permettant d’accéder à ces conditions, ainsi que les conditions elles-mêmes, ont été supprimés de l’application.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Le lien affiché après une réservation de train au Royaume-Uni n’est plus affiché.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

TRAVEL : Résolution d’un problème de page blanche lors d’une réservation Trainline

Produits : Travel
Marchés : Train (Royaume-Uni)
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Plusieurs utilisateurs dont la date de naissance n’est pas renseignée dans leur profil expérimentaient une page blanche lors de réservation de train via Trainline au Royaume-Uni.

Le problème a été résolu, et les utilisateurs peuvent réserver leur train correctement.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

La page blanche affichée lors de certaines réservations ne s’affiche plus.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

TRAVEL : Mise à jour du message de confirmation d’annulation pour tous les produits

Produits : Travel
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Un message de confirmation d’annulation générique était affiché aux utilisateurs souhaitant annuler leur réservation. En conséquence, certains d’entre eux pouvaient oublier de vérifier les conditions d’annulation s’appliquant aux éléments de leur voyage.

Le message a été mis à jour de manière à rappeler aux utilisateurs de faire cette vérification.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Le message d’affichant lors de l’étape de confirmation d’annulation d’un voyage précise maintenant que des frais peuvent s’appliquer, et les invite à les vérifier avant d’annuler leur réservation.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXPENSE : Nouveau filtre sur l’écran d’approbation

Produit : Expense
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Pour faciliter le travail des approbateurs qui reçoivent de grandes quantités de note de frais à valider, un nouveau filtre a été ajouté pour permettre de trier par rapport à la hiérarchie organisationnelle.

Avantages

Cela permet de filtrer plus facilement les notes de frais à valider.

Quoi de neuf pour les managers ?

Un nouveau filtre est présent sur la page d’approbation :

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXPENSE : Modification du statut “Payé”

Produit : Expense
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Le libellé “Payé” pouvait porter à confusion les utilisateurs, car une note de frais n’est pas encore vraiment remboursée lorsqu’elle atteint ce statut.

Ce nom a été modifié pour être “Envoyé pour paiement”, afin de mieux refléter le vrai statut de la note de frais.

Avantages

Cela évitera des incompréhensions sur le remboursement des notes de frais.

Quoi de neuf pour les utilisateurs ?

Dans l’historique de la note de frais, ou en dessous des icônes de workflow lorsqu’une note de frais est complètement approuvée, le statut affiche désormais « Envoyée pour paiement » :

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXPENSE : Envoi d’un email pour les lots vides

Produit : Expense
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Le processus de création des lots comptable a été modifié, désormais le système ne crée plus de lots vides. S’il n’y a aucun document à exporter, aucun lot comptable ne sera créé.

Cela pouvait être perturbant pour les administrateurs, un email est désormais envoyé si aucun lot n’est créé.

Avantages

Cela évite la confusion sur de potentielles erreurs pour la création des lots comptables.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

S’il n’y a aucun document à exporter et qu’aucun lot n’est créé, l’administrateur recevra ce mail :

EXPENSE : Perdiem Pologne / Suède

Produit : Expense
Marchés : Pologne, Suède
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Dans plusieurs pays, les entreprises peuvent fournir des indemnités “per diem” à leurs employés pour couvrir leurs dépenses Durant un voyage d’affaire. Ces dépenses peuvent être les frais de repas et / ou d’hébergement.

Ces indemnités “per diem” sont calculées à partir d’un ensemble de taux définis par le gouvernement de chaque pays.

Avantages

Cette fonctionnalité permet à l’outil Traveldoo Expense d’être conforme aux besoins légaux des marchés polonais et suédois.

Quoi de neuf pour les utilisateurs ?

Les utilisateurs polonaise et suédois peuvent désormais créer des frais « perdiem » :

Créer l’itinéraire :

Sélectionner les repas fournis durant le voyage :
Ecran de confirmation :

Note: Pour plus d’informations sur ces perdiems, vous pouvez consulter la Documentation Produit.

EXPENSE : Taux perdiems personnalisés

Produit : Expense
Marchés : Pologne, Suède, Allemagne, Danemark, Belgique
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Comme expliqué précédemment, dans certains pays les entreprises peuvent payer à leurs employés des indemnités “per diem” calculées à partir des taux légaux de leur pays.

Dans l’outil Traveldoo Expense, un seul ensemble de taux légaux global était jusqu’alors supporté. Il est désormais possible de charger un ensemble de taux pour un client particulier, ce qui permet de personnaliser ces taux.

Avantages

Cela permet à un client d’utiliser ses propres barèmes, et pas forcément le barème légal.

Quoi de neuf pour les utilisateurs ?

Rien.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire. Traveldoo est toujours responsable du chargement des taux.

EXPENSE : Liaison automatique des avances aux notes de frais

Produits : Expense
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

De nombreuses entreprises préfèrent donner de l'argent aux voyageurs avant qu'ils ne partent en voyage d'affaires. Le voyageur utilise l'argent pour ses dépenses professionnelles et crée ensuite un rapport de dépenses. Avec cette nouvelle fonctionnalité, une fois le rapport de dépenses soumis, l'avance de fonds existante est liée au rapport de dépenses et le montant de la dépense est automatiquement déduit.

Avantages

Cette fonctionnalité permet de lier automatiquement une note de frais à une ou plusieurs avances et de gérer le solde des avances.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

La procédure pour créer la demande d'avance en espèces reste la même. Supposons que le voyageur a une avance de fonds existante :

Par la suite, le voyageur crée une note de frais :

Une fois la note de frais terminée, le voyageur clique sur Soumettre. Les avances de fonds existantes sont désormais automatiquement liées à la dépense, et le montant de la dépense est déduit de l'avance de fonds :

Le montant de l’avance, le cas échéant, est affiché au voyageur dans la section Avances et peut être utilisé pour des dépenses futures.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Une nouvelle section a été ajoutée pour les avances de fonds sous Resources -> Contents. Il se compose de deux options : manuel ou automatique. Un seul d'entre eux peut être sélectionné pour une unité d'organisation.

Si le flux automatique est sélectionné, les avances de fonds d’un voyageur sont automatiquement associées à leurs notes de frais. Avec le flux manuel existant, le voyageur lie manuellement les avances de fonds à ses notes de frais.

Pour générer le lot comptable après l’approbation du comptable, une nouvelle section a été créée sous Org -> Workflow properties. Ce lot est similaire à celui d'un lot comptable des dépenses. La fréquence du lot (quotidien, une fois par mois, deux fois par mois) et le mode (automatisé ou manuel) peuvent être sélectionnés.

L’approbation de la comptabilité d’avances est activée via Resources -> Admin contents :

CONNECTIVITE : Support des cartes de fidélité via OHH

Produits : Travel
Marchés : Hotel
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

La fonctionnalité permet aux utilisateurs de Traveldoo d’utiliser une carte de fidélité lors d’une réservation hôtel réalisée via l’agrégateur hôtelier OHH. Elle s’applique sur les tarifs GDS uniquement.

Dans un premier temps, il ne sera pas possible d’ajouter un carte de fidélité lors de la modification d’une réservation.

Avantages

Le voyageur peut utiliser sa carte de fidélité lors de sa réservation d’hôtel et bénéficier d’avantages (remises, points…) grâce à celle-ci.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Le voyageur peut enregistrer sa carte de fidélité hôtel dans son profil et l’utiliser lors de sa réservation.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXTRACTION : Demande d’avance

Extraction | Reporting

Produits : Extraction
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du module Extraction, Traveldoo propose un nouveau rapport spécifique permettant l'extraction des données des demandes d’avance.

Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est accessible que si votre société utilise le produit Traveldoo Cash Advance.

La nouvelle spécification de format est disponible (en anglais) sur ce site d’assistance - recherchez « format specification ».

Quoi de neuf pour les utilisateurs expense intelligence ?

La possibilité d'extraire pour une entité tous les détails de la demande d’avance du statut soumis au statut payé.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXTRACTION : Justificatifs

Extraction | Reporting

Produits : Extraction
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Dans le cadre de l'amélioration du module Extraction, Traveldoo permet l'extraction en masse des notes de frais au format PDF avec leurs reçus.

Quoi de neuf pour les utilisateurs expense intelligence ?

La possibilité d'extraire pour une entité tous les notes de frais au format PDF, contenant les justificatifs.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

INTERFACE : Export comptable, format enrichi

Expense | Export comptable

Produits : Facture, Demande d’avance
Marchés : Tous les pays
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Non

Contexte

Le format d’export comptable a été enrichi des informations suivantes :

Dans le cadre de l’ajout du mode automatique des demandes d’avance, nous avons ajouté le montant de la demande d’avance utilisé dans la note de frais
Pour nos clients utilisant Airplus, des données liées au releve de facture.

La nouvelle spécification de format est disponible (en anglais) sur ce site d’assistance - recherchez « format specification ».

Quoi de neuf pour les utilisateurs expense intelligence ?

Pour les factures Airplus, nous avons ajouté la référence de relevé de facture ainsi que la référence de ligne de facture du fichier de relevé.

Pour les demandes d’avance, nous avons ajouté le montant utilisé dans la note de frais.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

ADMINISTRATION : Rapport Audit administration

Administration | Audit

Produits : Administration
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo propose un nouvel outil permettant l'extraction des données d'audit de l’outil d’administration.

Il permettra le suivi des créations, modifications et suppressions des configurations du site d’Administration.

Dans l’application d’administration, un nouveau menu « Audit » permet la récupération de ces données, telles que le nom du modificateur, son rôle, la date de modification et le paramètre modifié ou ajouté.

A partir de mi-février 2019, toutes les modifications sur le site d’Administration sont tracées. Dans la version 2019.1, l’extraction de ces traces est possible pour les menus ORG, USERS, RESOURCES et une partie du menu RULES du site d’administration. Les sections restantes seront progressivement disponibles.

La procédure pour autoriser l’accès au menu « Audit » est détaillée dans le guide d’administration.

Avantages

Conformité aux standards d’audit.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs ?

Aucun impact sur les voyageurs.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Les administrateurs auront accès au nouveau menu « Audit » pour extraire les rapports d’audit.

Afin d’activer ce menu pour un administrateur, l’option doit être activée sur le profile utilisateur de l’administrateur (voir Administration Guide, « Enabling Administration Audit for a User »).

GENERAL : Préavis d’une nouvelle interface utilisateur pour les applications web

Produits : Travel, Expense, Reporting, Invoice, Accounting
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Voir notes ci-dessous

Contexte

Traveldoo est fier d’annoncer que les applications web Traveldoo utilisant le thème par défaut bénéficieront plus tard cette année d’un tout nouveau « look-and-feel ».

Avantages

La nouvelle interface utilisateur présente une apparence moderne conçue pour rendre les applications plus faciles à appréhender et à utiliser. Tous les éléments de l'interface utilisateur resteront dans la position actuelle. Aucune formation ni gestion du changement n'est donc nécessaire.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs / superviseurs / comptables ?

Les utilisateurs verront la nouvelle interface lors de leur connexion à l’application web pour la première fois après son déploiement en production :

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun paramétrage n’est nécessaire. Le nouveau « look-and-feel » sera également déployé progressivement sur l’interface d’administration :

Notes :

Les exemples présentés ci-dessus le sont uniquement à titre d’illustration,
Cette nouvelle interface sera uniquement disponible pour les clients utilisant le thème par défaut des application web. Ceux qui utilisent un thème personnalisé ne verront aucun changement.
Cette nouvelle interface ne s’applique pas aux applications Mobile.

MOBILE : Nouvelles langues dans l'app mobile

Travel app | Nouvelles langues | NL, IT, ES, DE, SW, PT, PO

Produits : Travel, Mobile, iOS
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Oui

Contexte

L'application Traveldoo iOS Travel est disponible dans sept nouvelles langues : néerlandais, italien, espagnol, allemand, suédois, portugais et polonais.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

En plus de l'anglais et du français, les utilisateurs pourront accéder à l'application Travel dans les nouvelles langues.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

MOBILE : Approbation de voyage

Approbation de voyage | Rôle de superviseur

Produits : Travel, Mobile, iOS, Android
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Oui

Contexte

Les superviseurs peuvent maintenant approuver les voyages des membres de leur équipe. Cette fonctionnalité est disponible sur iOS et Android.

Avantages

Les superviseurs peuvent désormais approuver des trajets lors de leurs déplacements avec l'application mobile.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque l'utilisateur se connecte à l'application et qu'il a un rôle de superviseur, il voit le bouton d'approbation dans le tiroir de navigation.

En tapotant dessus, il verra la liste des voyages des membres de son équipe. Il peut voir le contenu des voyages et les approuver ou les rejeter.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

App Travel Android

App Travel iOS

MOBILE : Approbation des rapports de dépenses

Approbation des dépenses | Rôle de superviseur

Produits : Expense, Mobile, iOS, Android
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
Optionnel ? Oui

Contexte

Les superviseurs peuvent désormais approuver les rapports de dépenses des membres de leur équipe. Cette fonctionnalité est disponible sur iOS et Android.

Avantages

Approbation rapide des notes de frais entraînant une réduction du temps de remboursement, car l'approbateur peut effectuer cette action sur l'application.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque l'utilisateur se connecte à l'application et qu'il a un rôle de superviseur, il voit le bouton approbateur dans la barre d'onglets.

En appuyant dessus, ils verront la liste des notes de frais des membres de leur équipe. Ils peuvent voir le contenu des notes de frais et les approuver ou les rejeter.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

App Expense Android

App Expense iOS

DOCUMENTATION : Nouveau Guide utilisateur
« Gestion des factures »

Extraction

Produits : Invoice
Marchés : Tous
Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
Optionnel ? Oui

Contexte

Un nouveau guide utilisateur « Gestion des factures » a été publié.

Avantages

Le guide décrit le module Invoice de l’outil Traveldoo et comprend des informations sur le traitement des factures, leur approbation ou leur contestation, et leur exportation vers un système comptable.

Quoi de neuf pour les responsables gestion des factures ?

Une description complète et des instructions d'utilisation pour le module Invoice sont maintenant disponibles au format PDF sur Traveldoo Support. Vous pouvez également consulter le guide ici en sélectionnant « Invoice ».

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucune modification nécessaire.