La fonction d'export comptable génère un fichier contenant des informations comptables. Celles-ci peuvent être intégrées dans le système comptable de votre entreprise. C'est à partir de celui-ci que les versements réels sont effectués sur la base de ces données comptables.
Ce fichier peut comporter des informations sur les notes de frais et les demandes d'avance des employés qui ont été approuvées, ainsi que sur les factures validées ou contestées associées à des ordres de mission.
Les données à exporter, relatives aux dépenses, aux demandes d'avance et aux factures, doivent tout d'abord être regroupées dans un lot. Une fois le lot complété, il convient de le clôturer pour pouvoir l'exporter.
Vous pouvez exporter des données comptables :
- manuellement (consultez la section Export manuel)
- automatiquement (consultez la section Export automatique)
L'utilisateur chargé d'exporter les données doit disposer du droit de gestion des exports. Contactez votre administrateur système ou le support en cas de besoin.
Cycle de vie d'un lot
Un lot peut être :
- Créé : il est possible d'ajouter des éléments au lot.
- Clôturé : le lot est en attente d'export (il n'est pas possible d'ajouter des éléments au lot).
- Exporté : un export du lot a été créé et mis à disposition en fonction du paramétrage.
- Renvoyé : l'export n'a pas pu avoir lieu en raison d'une erreur de paramétrage (état semblable à « Créé »).
Configuration du système
Plusieurs paramètres administratifs doivent être définis pour que les données comptables soient exportées correctement. Contactez votre administrateur système ou le support en cas de besoin.
Exigences du système
Les exigences minimales en matière d'export de données comptables sont les suivantes (elles sont définies dans l'outil d'administration) :
- Interface sortante : il s'agit de la ressource qui définit le répertoire vers lequel les données comptables sont exportées, ainsi que la fréquence des exports.
- Employee Account Mapping Rule Set : définit les codes GL à utiliser pour les allocations budgétaires liées aux employés. Ces codes sont basés sur le motif du voyage.
- GL Charge Account Mapping Rule Set : définit les codes GL à utiliser pour les allocations budgétaires liées au compte de charge d'une entreprise. Ces codes sont basés sur le type de dépense, le lieu de la dépense et le motif du voyage.
- GL Company Account Mapping Rule Set : définit les codes GL à utiliser pour les allocations budgétaires liées à une entreprise. Ces codes sont basés sur le type d'objet (par exemple, note de frais ou demande d'avance) et le motif du voyage.
Si l'entreprise autorise la saisie de la TVA via un contenu de taux de TVA, vous aurez également besoin des :
- VAT GL Mapping Rule Set : définit les codes GL à utiliser pour la récupération de la TVA. Ces codes sont basés sur les taux de TVA et le motif du voyage.
Format de sortie
Vous pouvez exporter les données comptables dans l'un des formats suivants :
- CSV
- XML
Le format de sortie est configuré dans la section Interfaces sortantes de l'outil d'administration.
Personnalisation des exports
Vous pouvez personnaliser le contenu des exports comptables de votre entreprise en appliquant un filtre XSL. Le chemin d'accès au fichier XSL est défini dans la section Interfaces sortantes de l'outil d'administration.
En l'absence de fichier de transformation XSL, les paramètres d'export par défaut s'appliquent.
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