Importer des relevés de carte bancaire

L’outil de gestion des notes de frais peut importer des fichiers contenant des relevés de carte de paiement provenant de banques ou d’autres institutions financières.

Le comptable assigne ensuite les transactions individuelles à des voyageurs donnés, qui peuvent consulter les transactions qui leur ont été assignées dans leur portefeuille de dépenses.

Il est ainsi plus facile pour les voyageurs de créer des notes de frais ou d’ajouter des dépenses à partir des transactions qui leur ont été assignées.

Pour importer des fichiers de relevés de carte de paiement, vous devez avoir le rôle de comptable. Si tel est le cas, l’onglet Gestion des transactions s’affiche dans votre barre de navigation en haut de la page :

Cet onglet permet de visualiser les relevés de carte bancaire qui ont déjà été importés. Ceux-ci sont répartis entre plusieurs catégories :

Vous pouvez utiliser les champs De et À pour limiter l’affichage à une période donnée.

Avant de commencer

Les relevés de carte de paiement doivent être téléchargés dans le système de fichiers de votre entreprise avant de pouvoir être importés dans l’outil de gestion des notes de frais.

Le fichier doit utiliser l’un des formats suivants :

• .cdf
• .dat
• .txt
• .xml

Sa taille ne doit pas excéder 3 Mo.

Importer le relevé

Pour importer un relevé de carte bancaire

1. Dans l’onglet Gestion des transactions, vérifiez que la catégorie Assignation incomplète est sélectionnée.
2. Cliquez sur Importer un relevé carte.
3. Cliquez sur Parcourir.
4. Localisez le fichier dans votre système de fichiers et cliquez dessus.

Les détails du fichier s’affichent dans la liste Assignation incomplète.

Assigner des transactions

Les transactions indiquées sur un relevé de carte bancaire qui a été importé doivent être assignées à des voyageurs individuels avant que ceux-ci puissent les inclure dans leurs notes de frais.

Pour assigner des transactions à des utilisateurs :

1. Dans l’onglet Gestion des transactions, vérifiez que la catégorie À assigner est sélectionnée.
2. Cliquez sur le relevé dont vous souhaitez assigner des transactions.
3. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Pour assigner l’ensemble des transactions indiquées sur le relevé au même utilisateur, cochez la case en regard de Date.
   • Pour assigner une seule transaction à un utilisateur, cochez la case en regard de la transaction et cliquez sur Assigner à un collaborateur, ou cliquez sur l’icône correspondant à la transaction dans la colonne Assignées.
4. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’utilisateur auquel vous assignez la ou les transactions et cliquez sur Choisir.

Si vous assignez une transaction par erreur, vous pouvez annuler l’opération comme suit :

1. Ouvrez le relevé concerné, s’il n’est pas déjà ouvert.
2. Cliquez sur le filtre Assignées en haut de l’écran.
3. Cochez la case en regard de la transaction.
4. Cliquez sur Désassigner.
5. Cliquez sur Confirmer.

La transaction désassignée n’apparaît plus dans le portefeuille de dépenses de l’utilisateur.

Archiver un relevé

Si vous avez terminé d’assigner les transactions indiquées dans un relevé importé, vous pouvez archiver ce dernier.

Les relevés archivés sont conservés à des fins de référence, mais les transactions assignées à partir de ces relevés sont désassignées et n’apparaissent plus dans le portefeuille des dépenses des utilisateurs.

Pour archiver un relevé importé :

1. Dans l’onglet Gestion des transactions, vérifiez que la catégorie A assigner est sélectionnée.
2. Cliquez sur l’icône en regard du relevé.
3. Cliquez sur Confirmer.