Traveldoo 2019.3 - Note de version

Table des matières

TRAVEL : Amélioration de la recherche des invités

EXPENSE : Workflow avec notification

EXPENSE : Configuration de Perdiems personnalisés

EXPENSE: Nouveau design des PDF des notes de frais

EXTRACTION : Nouvelle extraction : Connexions

EXTRACTION : Transmission automatique des extractions sur sFTP

MOBILE : Workflow de création des notes de frais

MOBILE : Les approbateurs peuvent voir les détails des dépenses

MOBILE : Rappeler une note de frais

MOBILE: Notifications pour approbateurs

MOBILE : Amélioration de la fonction de photo pour Expense

TRAVEL : Amélioration de la recherche des invités

Page « Mes Voyages » pour les profils Arrangeur

• Produits : Travel
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Traveldoo offre désormais aux organisateurs de voyages la possibilité de rechercher et de filtrer les réservations d’invités qu’ils ont arrangées à l’aide du nom complet des voyageurs.

Avantages

Un arrangeur utilise un profil générique pour effectuer des réservations de voyages pour ses invités. Dans les versions précédentes, il n'était pas possible de filtrer les trajets effectués pour les invités. Grâce à cette fonctionnalité, une recherche par nom complet permettra à l’arrangeur de rechercher et de filtrer les voyages qu’il a réservés pour un invité en utilisant son nom.

Quoi de neuf pour les arrangeurs ?

Lorsque l'utilisateur est connecté en tant qu'arrangeur de voyage, la page Mes voyages comporte désormais une nouvelle fonctionnalité.

1. Sélectionnez Tous les invités dans la deuxième liste déroulante dans Critères d'Affichage :

 

2. Lors de la sélection de Tous les invités, l’arrangeur voit une barre de recherche dans laquelle il peut entrer le nom complet de l’invité recherché :

3. Les résultats de la recherche affichent les trajets organisés pour cet invité par l'arrangeur connecté :

 

Propriétés du champ de recherche

Avantages

• Pas sensible aux majuscules et minuscules.
• Les noms accentués (Eléonore, par exemple) sont pris en charge.
• Les caractères spéciaux (tels que "!@#$%^&*(),/-|'";:.<>?[]{}.) ne sont pas pris en charge, ce qui permet d'éviter les entrées non valides.
•  La saisie d'au moins 2 caractères entraîne l'affichage de la liste des noms correspondants.
• Les suggestions automatiques lors de la saisie de noms sont prises en charge. 

Restrictions

• Le nom complet doit être entré dans le format exact, comme Prénom <espace> Nom, sinon un message d'erreur sera affiché.

La prise en charge d'autres formes de recherche peut être attendue dans les versions futures.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

Aucun changement d’administration nécessaire.

EXPENSE : Workflow avec notification

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Certaines entreprises souhaitent mettre en place un workflow simplifié pour soumettre les notes de frais, avec un envoi direct au service comptable pour remboursement et une notification envoyée au manager.

Avantages

Cette option permet de rembourser les notes de frais plus rapidement, tout en gardant une visibilité pour les managers sur les dépenses à rembourser.

Quoi de neuf pour les Managers?

Si le workflow de notes de frais est configuré avec cette option, le manager ne recevra pas une demande de validation, mais juste un email l’informant que la note de frais a été soumise et transmise au service comptable pour remboursement.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire. Les workflows sont configurés uniquement par Traveldoo.

EXPENSE : Configuration de Perdiems personnalisés

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Certains pays comme l’Allemagne ou la Pologne ont des règles très strictes concernant les indemnités de déplacement (perdiems). Certains pays ont des règles très simples, ou pas de règles spécifiques du tout. Pour ces pays, ou pour tout client désirant mettre en place des indemnités de déplacement, une nouvelle fonctionnalité permet désormais de les configurer.

Il est maintenant possible de configurer des montants d’indemnités journalières, avec des montants à déduire pour les frais de repas et d’hébergement.

Il est seulement possible de configurer des indemnités pleines, il n’est pas encore possible de configurer des taux réduits pour les jours non pleins (jour de départ et de retour par exemple).

Avantages

Cette fonctionnalité permet de configurer simplement un système d’indemnités journalière pour n’importe quel client, en important les taux par pays / ville via un fichier Excel.

Ce chargement de fichier doit être fait par Traveldoo.

Quoi de neuf pour les utilisateurs?

Si des perdiems sont configurés, les utilisateurs peuvent sélectionner le type de dépense et remplir leur itinéraire :

 

Ensuite, l’utilisateur peut déclarer les repas ou le logement qui lui aurait été fourni gratuitement pour déduire leurs montants de l’indemnité :

 

Note : L’utilisation des indemnités pour l’hébergement est optionnelle et configurable. Cet écran est également configurable : on peut utiliser les perdiems sans utiliser les déductions.

Un troisième écran présente le récapitulatif des indemnités par jour, selon les déductions qui ont pu être faites :

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

L’activation des perdiems et l’import des taux se fait par Traveldoo uniquement.

EXPENSE : Nouveau design des PDF des notes de frais

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Non

Contexte

Quand un utilisateur génère un PDF de sa note de frais afin de la sauvegarder ou de l’imprimer, il/elle constatera un nouveau design plus moderne et plus clair.

Avantages

Ce nouveau format augmentera la lisibilité et la clarté des informations, celles-ci seront présentées de manière plus efficace et claire. Les informations analytiques notamment, seront mises en évidence.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs / Superviseurs / Comptables ?

Pour les utilisateurs : Design clair et plus d’information.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXTRACTION : Nouvelle extraction : Connexions

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Une nouvelle extraction a été ajoutée au catalogue afin d’extraire les sessions de connexions des utilisateurs Traveldoo :

Avantages

Vous pouvez désormais extraire les sessions de connexions de date à date et par entité, pour des raisons de :

• Contrôle : Vous saurez précisément si un utilisateur s’est connecté tel jour.
• Audit : Vous pourrez comparer le nombre de connexion entre niveaux organisationnels

Aujourd’hui vous pouvez voir le nombre de visiteurs via le module de reporting Voyage, mais l’extraction vous apporte un niveau de détail supplémentaire.

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs / Superviseurs / Comptables ?

Pour avoir le droit d’extraire les sessions de connexions, il est nécessaire d’avoir un profil avec un droit « Extraction profile ».

Si vous avez déjà la possibilité d’extraire les profils avec votre utilisateur, alors « Connexions » est ajoutée automatiquement à votre catalogue d’extraction.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Pour avoir le droit d’extraire les sessions de connexions, il est nécessaire d’avoir un profil avec un droit « Extraction profile».

Vous pouvez contacter le support Traveldoo si jamais vous ne pouvez pas voir ce droit dans l’onglet « Users » du site d’administration.

EXTRACTION : Transmission automatique des extractions sur sFTP

• Produits : Expense
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Le module d’extraction de Traveldoo permet de générer des fichiers .ZIP, parfois volumineux, uniquement téléchargeable par le biais d’un profil utilisateur possédant les droits nécessaires à la génération des différentes extractions.

Pour rappel la liste des extractions est la suivante :

- Expense / Mileage / Per Diem / Expense Audit / Trip Audit / Receipts / Advance / Profile / Login session

Avantages

Recevoir vos extractions automatiquement sur le canal sFTP (ou sur l’application File transfer API) que vous utilisez déjà pour envoyer et recevoir les fichiers imports/exports avec le système Traveldoo.

Vous recevrez les fichiers .ZIP chiffrés directement après génération :

• Plus besoin de les télécharger manuellement.
• Plus besoin de jongler avec des profils aux droits d’extractions différents.
• Permet d’interfacer les fichiers directement avec vos Systèmes d’Information ou vos outils de Business Intelligence

Vous pourrez contacter votre chargé de relation Traveldoo si vous désirez mettre en place ces interfaces supplémentaires (Projet nécessaire).

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs / Superviseurs / Comptables ?

Transparent d’un point de vue utilisateur final.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Transparent d’un point de vue administrateur.

MOBILE : Workflow de création des notes de frais

Expense | Création des notes de frais

• Produits : Expense, Mobile, iOS
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Les utilisateurs peuvent désormais créer des dépenses en utilisant la caméra comme point de départ.

Avantages

Facilité de création de dépenses.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Si une note de frais existe déjà dans l'état brouillon, les utilisateurs peuvent prendre une photo, sélectionner le type de dépense et renseigner les détails. La dépense sera créée et liée au dernier rapport de dépenses mis à jour.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.          

        

MOBILE : Les approbateurs peuvent voir les détails des dépenses

Approbation | Détails des notes de frais

• Produits : Expense, Mobile, iOS
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Les approbateurs peuvent désormais voir les détails des notes de frais qu’ils doivent valider.

Avantages

Les approbateurs peuvent désormais voir les détails des éléments de note de frais, ce qui permet une meilleure prise de décision.

Quoi de neuf pour les approbateurs ?

En tapotant la note de frais à valider, l'approbateur peut obtenir plus de détails et prendre de meilleures décisions tout en validant les dépenses.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

                   

MOBILE : Rappeler une note de frais

Expense | Note de frais | Rappeler

• Produits : Expense, Mobile, iOS, Android
• >Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Les utilisateurs peuvent maintenant rappeler une note de frais soumise.

Avantages

Grâce à la fonction de rappel, les utilisateurs peuvent économiser les efforts de l’approbateur et réduire le temps de remboursement des dépenses.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsqu'un utilisateur présente une note de frais et que le superviseur ne l'approuve pas, l'utilisateur peut rappeler la note de frais.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.          

           

MOBILE : Notifications pour approbateurs

Expense | Approbateurs | Notifications pour approbateurs

• Produits : Expense, Mobile, iOS, Android
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Les approbateurs sont désormais avertis lorsqu'un voyageur soumet une note de frais pour validation.

Avantages

Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la note de frais en déplacement avec leurs appareils mobiles.

Quoi de neuf pour les approbateurs ?

Lorsqu'un voyageur soumet une note de frais, une notification est envoyée à l'approbateur. En appuyant sur la notification, l'approbateur peut voir la note de frais, puis l'approuver ou la renvoyer.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.  

Android		iOS

MOBILE : Amélioration de la fonction de photo pour Expense

Expense | Ligne de dépenses | Appareil photo

• Produits : Expense, Mobile, Android
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Amélioration de la fonction de photo pour une création de dépenses plus rapide.

Avantages

L'appareil photo peut maintenant identifier les bordures du justificatif et rogner automatiquement l'image.

Quoi de neuf pour les voyageurs ?

Lorsque les utilisateurs ouvrent l'appareil photo à partir de l'application et survolent un ticket avec l'appareil, la fonction appareil photo identifie les bords du ticket et peut le recadrer. Les utilisateurs peuvent également modifier l'image recadrée.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.