Traveldoo 2020.1 - Note de version

Table des matières

TRAVEL : Intégration des trains TER (Transport express régional)

TRAVEL & EXPENSE : Extraction des données personnelles

EXPENSE : Archivage à valeur probante

TRAVEL : Intégration des trains TER (Transport express régional)

• Produits: Travel
• Marchés: France
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo est le premier SBT à intégrer la connectivité SNCF "Full-TER". Traveldoo prend en charge les réservations en ligne du rail français pour les billets « Transport Express Régional » (TER) via la nouvelle connectivité PAO (Portail d’Accès aux Offres) de la SNCF. Vous pouvez désormais rechercher et réserver vos billets TER en ligne.

Les principales caractéristiques comprennent :

• aller simple / aller retour
• recherche, réservation, récupération, annulation
• cartes d'entreprise
• cartes d'abonnement
• cartes de fidélité
• option de livraison des billets (définie dynamiquement en fonction de la réponse du fournisseur et des paramètres de l'entreprise)
• code promotionnel
• trains directs / avec correspondance

Nous travaillons également avec la SNCF pour intégrer les ensembles de fonctionnalités suivants :

• souhaits de placement
• carte d'abonnement TER
• e-billet Thalys
• remboursement / annulation TER
• limitation d'approbation (trains TER)
• modifier la réservation
• annulation par voyageur
• migration Eurostar

À savoir

• Pour les réservations multi-passagers, le fournisseur ne renvoie pas de PNR séparés pour PAO, donc le même PNR est affiché pour tous les voyageurs.
• L'option « Ajouter à ma sélection » est supprimée, en raison d'une limitation du fournisseur que la proposition sélectionnée n'est valide que pour quelques minutes.
• Une recherche aller-retour « Vols / trains » ne donne pas le tarif complet pour les propositions ferroviaires (solutions PAO) en une seule fois. Une intervention manuelle est nécessaire pour obtenir le tarif aller-retour Rail.
• Une fois la réservation émise, la SNCF transmet le billet au voyageur ou à l'arrangeur s'ils ont choisi l'option de livraison en ligne. Les utilisateurs doivent récupérer le ticket via le lien qu'ils reçoivent.
• Actuellement, nous ne prenons en charge que deux GDS, Amadeus et Sabre, pour la création de segments passifs.

Quoi de neuf pour les voyageurs / arrangeurs ?

Les trains TER peuvent être réservés en utilisant la nouvelle connectivité PAO.

Quoi de neuf pour les administrateurs ?

La nouvelle datasource doit être configurée pour permettre la migration vers PAO. Veuillez contacter votre responsable de compte pour le configurer.

TRAVEL & EXPENSE : Extraction des données personnelles

• Produits : Tous
• Marchés : Tous
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Non
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Non
• Optionnel ? Oui

Contexte

Traveldoo s’efforce de travailler sur la transparence des données hébergées de ses utilisateurs.

Tous les utilisateurs pourront dorénavant extraire les données suivantes via la page « Mon profil » :

• Données personnelles (Nom, Prénom, Mail etc.)
• Données relatives à des demandes d’avances (Date, Montant etc.)
• Données des notes de frais (Date, Montant, Type etc.)

Avantages

Vous pouvez extraire vos données et les télécharger au format CSV une fois le fichier généré :

Quoi de neuf pour les voyageurs / Arrangeurs / Superviseurs / Comptables ?

Cette nouvelle option concerne tous les utilisateurs, mais n’a pas d’impact sur des rôles spécifiques.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

Aucun changement d'administration nécessaire.

EXPENSE : Archivage à valeur probante

• Produit : Expense
• Marchés : France, autres pays autorisant la dématérialisation des justificatifs
• Communication aux utilisateurs recommandée ? Oui
• Nécessite l’assistance du service client Traveldoo ? Oui
• Optionnel ? Oui – Service additionnel

Contexte

En France depuis l’arrêté de Finance du 23 mai 2019 et dans d’autres pays également, les entreprises françaises n'ont plus besoin de stocker les justificatifs et reçus papier des notes de frais, qui peuvent être remplacés par leur version numérisée. En cas de contrôle des autorités fiscales, les justificatifs numérisés ont maintenant la même valeur légale que l’original en version papier. Cela nécessite tout de même de respecter certaines règles :

1. Le document doit être au format PDF
2. Le document doit être horodaté et scellé, en respectant certaines règles légales
3. Le document doit être archivé dans un SAE (Service d’Archivage Électronique) respectant certaines règles légales.

Traveldoo propose désormais une solution d’archivage à valeur probante : Toutes les notes de frais remboursées sont horodatées, scellées et archivées pour une durée de 10 ans. Le document archivé est un fichier PDF reprenant tous les détails de la note de frais, son historique, ainsi que tous les images de justificatifs associées aux dépenses.

Toutes les règles légales étant respectées, ces documents sont opposables à l’URSSAF en cas de contrôle.

Plus de détails sur le site web de Traveldoo.

Avantages

Souscrire à ce service permet aux entreprises :

• La suppression de la conservation et de l’archivage papier particulièrement coûteux et volumineux
• La réduction du risque de perte, de dégradation du support, de fraude , etc…
• Le gain de temps et d’argent en cas de recherche de documents lors d’un contrôle.

Quoi de neuf pour le utilisateurs / comptables ?

Les utilisateurs n’auront plus à imprimer leur note de frais et à y rattacher tous leurs justificatifs. Une fois la version numérique du justificatif attachée à la dépense, ils n’auront plus à conserver la version papier.

Les comptables n’auront plus à archiver les justificatifs en version papier.

Quoi de neuf pour les Administrateurs ?

L’activation du service se fait par Traveldoo. Une modification du paramétrage doit être faite pour forcer le chargement de justificatifs pour toutes les dépenses.