Si le rapprochement automatisé échoue (du fait que la référence de commande est introuvable dans le fichier de facture par exemple), le système de gestion des factures tente une régularisation automatique pour trouver la correspondance entre une prestation et les détails utilisateurs du relevé de facture, un ID employé ou une combinaison nom-prénom par exemple.
Si cette régularisation ne réussit pas, un bouton Régulariser s’affiche pour vous inviter à effectuer la régularisation manuellement :
Cliquez sur le bouton pour afficher une fenêtre dans laquelle mettre en correspondance la référence et le nom du voyageur :
Pour régulariser une facture manuellement :
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Cliquez sur l’icône
(Facture) en haut de l’écran. -
Dans la liste À traiter, sélectionnez la facture à régulariser. (Conseil : sélectionnez la première facture dans la liste, puis utilisez la commande > en haut pour faire défiler les factures et localiser celles pouvant être régularisées, identifiées par un bouton Régulariser.)
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Dans l’écran de détails, cliquez sur le bouton Régulariser.
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Dans la fenêtre Régulariser une facture, renseignez le champ Référence avec la référence de commande ou le champ Voyageur avec les noms et prénom du voyageur.
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Cliquez sur Régulariser.
Selon les paramètres de votre entreprise et l’implémentation en place avec votre agence de voyages et le fournisseur de votre solution de carte logée, il est possible que des étiquettes personnalisées s’affichent en lieu et place de la référence de commande (TVLDxx-nnnn). Vous pouvez récupérer les références du relevé et les enregistrer dans la facture, qui sera alors considérée comme régularisée automatiquement (c’est-à-dire pas rapprochée avec un voyage existant dans la base de données des voyages, mais présentant toutes les données requises).
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