Le workflow de gestion des factures

Un workflow de gestion des factures type est illustré ci-dessous. Cette illustration décrit le workflow de gestion des factures d’une agence de voyages ; un workflow similaire existe pour les factures de prestataires de voyages et émetteurs de cartes de paiement :

Lorsqu’un voyage est réservé dans l’outil de gestion des voyages, une référence de commande (au format TVLDxx-nnnn) est créée. Cette référence est transmise à l’agence de voyages qui s’occupe de l’émission des billets et est inscrite dans ses données de facturation.

Les fichiers contenant les relevés de facturation sont transmis par l’agence de voyages, via l’interface sortante spécifiée au moment de la configuration initiale par l’équipe d’implémentation de Traveldoo. Les prestations associées à la référence de commande, ainsi que les frais de l’agence, sont automatiquement rapprochées (mises en correspondance) avec la référence de commande.

Si le rapprochement automatisé échoue (du fait que la référence de commande est introuvable dans le fichier de facture par exemple), le module Invoice lance un processus de régularisation automatique pour trouver la correspondance entre les prestations et les détails utilisateur présents dans le relevé de facture (ID employé ou combinaison nom-prénom par exemple). Si cette régularisation automatique échoue, l’utilisateur peut tenter une régularisation manuelle via l’interface utilisateur du module Invoice (voir Régulariser une facture).

À des fins d’analyse, il est possible que le coût d’une prestation (vol, train, etc.) soit réparti entre deux ou plusieurs objets de coûts : centres de coûts, codes de projet ou départements d’entreprise. Pour de plus amples informations, voir Réaliser les imputations analytiques.

La configuration du workflow du module Invoice permet une approbation automatique des factures en l’absence d’anomalies (voir Configurer la gestion des factures). Si des anomalies sont détectées ou si la configuration exige une approbation manuelle, vous pouvez approuver ou contester la facture manuellement (voir Approuver ou contester des factures). Pour approuver manuellement une facture, il convient de vérifier au préalable la validité des dépenses liées au voyage, des frais d’agence, des allocations budgétaires et des reçus liés. Tant qu’une facture, approuvée ou contestée, n’a pas été exportée dans un système comptable externe, il est possible de la rappeler.

Les factures approuvées ou contestées peuvent être exportées dans le système comptable de votre entreprise pour règlement (si elles sont approuvées) ou autre (si elles sont contestées). Les fichiers contenant les informations de facturation à exporter sont transmis via l’interface sortante spécifiée au moment de la configuration initiale par l’équipe d’implémentation. Le processus d’export s’exécute depuis le module Dépense. Pour plus d’informations, consultez le Guide Utilisateur de l’outil de gestion des notes de frais à https://support.traveldoo.com/hc/fr/articles/360012154919.

Voir aussi