Ce guide est destiné à des responsables des factures, c’est-à-dire des utilisateurs qui traitent des factures provenant de différentes sources et approuvent leur règlement.
Remarque : Ce guide décrit la version standard du module de gestion des factures. Veuillez noter que la configuration de votre entreprise a été spécifiquement personnalisée en fonction de votre utilisation.
Dans ce guide, le terme facture fait référence à la note détaillée d’un voyage d’affaires telle que celle envoyée par un prestataire de voyages, un service de gestion des paiements ou encore une entreprise de gestion de voyages. Elle inclut le coût des services de voyage (vol, train, hôtel, location de voiture) et les frais de service correspondants. Les données des factures sont conservées dans des fichiers de données qui sont importés dans le système de gestion des factures via un processus automatisé.
Les responsables des factures sont définis en tant que tels (Invoice Manager) dans leur profil utilisateur, dans l’outil d’administration. Cette option leur permet d’accéder à l’icône Facture dans le menu supérieur :
Un clic sur l’icône Facture permet d’afficher l’interface utilisateur du module Invoice.
Le processus de gestion des factures se découpe en trois phases :
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traitement : rapprochement, régularisation, contrôle des disparités, allocation budgétaire
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approbation : approbation (ou contestation) de factures pour règlement
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exportation (phase optionnelle) : exportation des données de la facture vers un système comptable externe pour analyse approfondie ou règlement
Si les phases de traitement, d’approbation et d’exportation peuvent être automatisées, l’utilisateur peut aussi décider de réaliser certaines tâches manuellement.
Si le module d’extraction est activé (comme indiqué par l’icône 
dans la barre de menus supérieure), vous avez la possibilité de créer un rapport reprenant les détails des factures importées pour une plage de dates spécifique. Pour plus d’informations, consultez le Guide Utilisateur sur l’extraction des données à https://support.traveldoo.com/hc/fr/articles/360012000659.
Si le module d’interface est aussi activé (comme indiqué par l’icône 
dans la barre de menus supérieure), vous pouvez contrôler la réussite de l’opération d’importation de facture. Vous pouvez également créer un rapport présentant les détails de toute erreur survenue lors de l’importation.
Contactez votre administrateur système ou le service clients pour plus d’informations sur l’activation de ces modules.
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