Réaliser les imputations analytiques

Pour chaque facture, les prestations peuvent être associées à un ensemble de champs personnalisés. Ces champs permettent de catégoriser les coûts des différentes prestations (pour les classer par service ou code de projet par exemple).

Lorsqu’une facture est rapprochée, les champs personnalisés associés au voyage correspondant sont copiés dans la facture. Pour que cela fonctionne, les champs personnalisés configurés dans le module de voyage doivent aussi être configurés dans le module Invoice.

Les champs personnalisés des factures sont configurés par l’administrateur système. Pour en savoir plus, consultez le Guide d’administration, disponible (en anglais) auprès du service clients ou à https://support.traveldoo.com/hc/fr/articles/360001045704 (connexion requise).

Le statut des imputations analytiques de chaque prestation répertoriée sur la facture est indiqué dans la colonne Statut.

Statut

Description

Icône à fond gris avec cercle et segments

Une des suivantes (survoler l’icône pour voir laquelle s’applique) :

Pas d’imputations analytiques demandées ; les imputations analytiques n’ont pas été configurées pour cette facture : aucun champ personnalisé n’a été défini pour la facture dans la configuration de l’unité organisationnelle (ou du parent).
Aucun champ relatif aux imputations analytiques n’est obligatoire, mais des champs optionnels peuvent être renseignés.
Cet article doit être régularisé pour pouvoir procéder aux imputations analytiques : voir Régulariser une facture et effectuez la régularisation avant de continuer.

Icône à fond rouge avec cercle et segments

Imputations analytiques non renseignées : voir ci-dessous.

Icône à fond vert avec cercle et segments

Raisons possibles :

Imputations analytiques renseignées.
Les champs obligatoires relatifs aux imputations analytiques sont remplis. Des champs optionnels peuvent être remplis.

Lorsque des imputations analytiques sont possibles ou demandées, il suffit de sélectionner l’icône pour afficher une fenêtre dans laquelle vous pouvez ensuite sélectionner le motif du voyage et allouer le coût de la prestation aux catégories définies par les champs personnalisés. Exemple :

CostAllocation

Pour réaliser les imputations analytiques d’une prestation :

Cliquez sur l’icône (Facture) en haut de l’écran.
Dans la liste À traiter, sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez procéder aux imputations analytiques. (Conseil : dans la liste, sélectionnez la première facture accompagnée de l’icône , puis cliquez sur le contrôle > en haut pour faire défiler les factures. Les factures pour lesquelles les imputations analytiques doivent encore être renseignées présentent une icône dans la colonne Statut.)
Dans la colonne Statut de la facture sélectionnée, sélectionnez l’icône montrée précédemment.
Dans la fenêtre Imputations analytiques :
- Si un champ Motif est présent, sélectionnez le motif du voyage ou laissez le motif par défaut.
- Renseignez les champs personnalisés en saisissant les informations pertinentes ou en faisant des sélections dans les listes déroulantes. Le caractère * signale un champ obligatoire.
Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi

Articles associés