Traiter des factures

Les données de factures sont enregistrées dans des fichiers .csv ou .xml. Les fichiers sont enregistrés chaque jour dans le répertoire défini comme interface entrante dans l’outil d’administration, puis importés dans le système de gestion des factures par le biais d’un processus automatisé.

L’interface entrante est attribuée à une unité organisationnelle dans l’outil d’administration. Cette opération permet d’octroyer l’accès aux factures à un utilisateur ou groupe d’utilisateurs spécifique, pour traitement. Les factures sont répertoriées dans le premier écran du module Invoice :

Écran avec la liste des factures en attente de traitement

Le traitement se déroule de la façon suivante :

ProcessFlow

Les étapes de la phase de traitement sont les suivantes :

Rapprochement automatique : si la facture comporte une référence de commande (format : TVLDxx-nnnn), un processus automatisé tente d’associer la facture au voyage correspondant réservé dans la base de données des voyages.
Contrôle des disparités : si le système de gestion des factures localise le voyage sur la base de la référence de commandes, il vérifie ensuite la présence éventuelle d’une disparité entre le montant de la facture et le montant de la réservation dans la base de données des voyages. Vous pouvez utiliser les règles de tolérance de l’outil d’administration pour paramétrer cette tolérance.
Régularisation automatique : si le rapprochement automatisé échoue (du fait que la référence de commande est introuvable dans le fichier de facture par exemple), le système de gestion des factures tente une régularisation automatique pour trouver la correspondance entre une prestation et les détails utilisateurs du relevé de facture, un ID employé ou une combinaison nom-prénom par exemple.
Régularisation manuelle : si la régularisation automatique ne fonctionne pas, il est possible d’apporter des régularisations manuelles - voir Régulariser une facture.
Imputations analytiques : les factures peuvent être associées à un ensemble de champs personnalisés afin de catégoriser les coûts des prestations - voir Réaliser les imputations analytiques.
Imputation comptable : les factures peuvent être associées aux numéros de compte comptables (codes GL) utilisés dans la section comptabilité d’une application d’ERP par exemple. Au moment de l’exportation des données de factures vers un système comptable, ces codes pourront servir à l’analyse des données dans le logiciel comptable. Pour de plus amples informations, voir Exporter des factures vers un système comptable.

Au terme de la phase de traitement, la facture est prête pour approbation. La phase d’approbation est décrite dans la section Approuver ou contester des factures.

Voir aussi