Compléter le formulaire de saisie de dépenses

Lorsque vous choisissez un type de dépense, le formulaire de saisie de ce type de dépense s’affiche. Par exemple :

Image du formulaire pour signaler une dépense

Remplissez les champs du formulaire. Seuls les champs marqués d’un astérisque (*) sont obligatoires. Cependant, plus vous fournirez d’informations, plus vous aurez de chances que la dépense soit approuvée.

Les champs individuels pour chaque type de dépense sont personnalisables et sont définis lorsque votre entreprise commence à utiliser l’outil de gestion des notes de frais. Il est donc possible que les champs qui apparaissent dans l’illustration soient différents de ceux définis pour votre entreprise. Le tableau suivant présente quelques champs types.

Champ

Description

Type

Le type de dépense pour cet élément. En cliquant sur X, vous fermez le formulaire et retournez à la liste des types de dépenses.

Dépense récurrente

Si, dans une note de frais, une même dépense est récurrente (par exemple, un stationnement de plusieurs jours dans un parking long séjour), cochez cette case pour afficher un calendrier. Sélectionnez ensuite les jours pendant lesquels la dépense a été effectuée.

Dans ce cas, c’est le montant journalier de la dépense qui doit s’afficher dans le champ Montant, et pas le montant total de la dépense.

Dates

La date à laquelle la dépense a été effectuée. Un encadré rouge indique que la date n’est pas au bon format.

Lieu de la dépense

Le lieu où la dépense a été effectuée. Il peut s’agir d’une adresse, d’un point d’intérêt, d’un nom de pays ou de ville.

Motif

Une description de la raison pour laquelle la dépense a été effectuée.

Fournisseur

Le prestataire fournissant le service lié à cette dépense, par exemple une compagnie aérienne, ferroviaire, de taxis, etc.

Moyen de paiement

Sélectionnez dans la liste la manière dont la dépense a été réglée, par exemple, par carte bancaire personnelle, par carte bancaire de l’entreprise, en espèces, moyennant l’émission d’une facture, etc.

Si vous sélectionnez le mode de paiement Carte professionnelle (si disponible), une case à cocher Dépense personnelle est également affichée. Si vous cochez cette case, vous indiquez qu’il s’agissait d’une dépense personnelle, qui ne vous ne sera donc pas remboursée.

Montant

Le montant de la dépense, dans la devise indiquée dans le champ ci-contre.

Devise

La devise qui s’affiche est la devise sélectionnée dans Mon profil. Si vous renseignez un lieu de dépense où la devise est différente de la devise par défaut, celle affichée dans le champ change et le taux de change entre les deux devises s’affiche. Vous pouvez également cliquer sur ce champ et sélectionner une autre devise.

Justificatif

Si vous disposez du justificatif de cette dépense, cliquez sur Ajouter un justificatif et suivez les instructions pour joindre un justificatif sous la section Joindre un justificatif.

Commentaires

Quelques informations complémentaires pour aider votre gestionnaire ou votre comptable à identifier le type de dépense.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur :

Terminer et ajouter pour enregistrer la dépense, retourner à la liste des types de dépenses et ajouter une nouvelle dépense.
Terminer pour enregistrer la dépense et retourner à la note de frais.

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