Types d’utilisateurs (notes de frais)

Dans l’outil de gestion des notes de frais, il existe différents types d’utilisateurs. Les droits de ces différents types d’utilisateurs sont gérés par votre administrateur système.

Le tableau suivant décrit les différents types d’utilisateurs.

Type

Description

Voyageur

Personne soumettant une note de frais. Elle est parfois appelée « déclarant », cependant, ce guide utilise le terme « voyageur ».

Approbateur

Personne qui, dans un premier temps, approuve ou rejette une note de frais ou une demande d’avance qui a été soumise. Consultez la section Approuver une note de frais et la section Approuver une demande d’avance.

En fonction de la politique de votre entreprise, vous pouvez avoir la possibilité de choisir la personne qui peut approuver vos notes de frais. Consultez la section Choisir la personne qui peut approuver vos notes de frais.

Les approbateurs peuvent déléguer leurs droits d’approbation à d’autres utilisateurs de l’outil de gestion des notes de frais. Cela permet de garantir que les approbations sont toujours réalisées, même si l’approbateur est absent. Consultez la section Déléguer des droits d’approbation.

Délégué à la soumission des notes de frais

Personne pouvant soumettre (mais pas approuver) des notes de frais au nom d’un autre utilisateur. Par exemple, l’assistant personnel d’un chef d’entreprise.

Comptable

Personne approuvant le paiement des notes de frais et des demandes d’avance. Consultez la sections Approuver le remboursement d’une note de frais et la section Approuver le versement d’une demande d’avance.

Gestionnaire de transactions

Personne pouvant importer des fichiers contenant des relevés de carte bancaire provenant de banques ou d’autres établissements financiers, ainsi qu’attribuer les transactions individuelles à des voyageurs spécifiques. Il est ainsi plus facile pour les voyageurs de créer des notes de frais ou d’ajouter des dépenses à partir des transactions qui leur ont été assignées. Consultez la section Importer des relevés de carte bancaire.

Gestionnaire des exportations

Personne exportant les données des notes de frais vers le système comptable de l’entreprise pour le paiement des notes de frais. Consultez la section Exporter des dépenses vers un système comptable.