La ventilation d’une dépense vous permet d’isoler les différentes composantes d’une dépense complexe, telle qu’une note d’hôtel. Elle donne aux approbateurs et aux comptables un meilleur aperçu de la nature et des détails de la dépense.
Par exemple, une dépense d’hôtel d’un total de 325 EUR peut être ventilée de la manière suivante :
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2 nuits à 150 EUR
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2 petits-déjeuners à 12,50 EUR
Il est alors possible d’appliquer la politique et les règles comptables adéquates à chaque type de dépense.
Dans les notes de frais, les dépenses ventilées s’identifient par des icônes de ciseaux de différentes couleurs. Si aucune icône de ciseaux n’apparaît, la dépense ne peut être ventilée.
| Icône | Signification |
|---|---|
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Une icône grise indique que la ventilation est possible, mais reste facultative pour cette dépense. |
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Une icône orange indique que la ventilation est en cours pour cette dépense, mais qu’elle n’est pas encore terminée. |
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Une icône rouge indique que la ventilation est obligatoire pour cette dépense. |
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Une icône verte indique que la ventilation est terminée pour cette dépense. |
Dans l’exemple suivant, la ventilation est terminée et les montants ventilés s’affichent :
Règles relatives à la ventilation
En fonction du paramétrage de votre entreprise, vous pouvez être amené à ventiler une dépense (cette option peut également être facultative ou impossible).
Afin de pouvoir soumettre votre note de frais, vous devrez vous assurer qu’il ne persiste aucune dépense partiellement ventilée. Les dépenses partiellement ventilées sont signalées par une icône en forme de ciseaux de couleur rouge ou orange, et le montant restant à ventiler est précisé.
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