Questions fréquemment posées (FAQ)

Vous pouvez accéder à vos notes de frais à partir de l’onglet Mes notes de frais situé dans la barre de navigation en haut de la page.

Les notes de frais qui s’affichent sont filtrées selon les catégories suivantes :

Pour visualiser ou modifier une note de frais, sélectionnez le filtre approprié et cliquez sur la note de frais dans la liste.

Une note de frais dont l’état est défini sur « À compléter » est une note de frais qui a été créée automatiquement ou que vous ou l’un de vos collaborateurs a créée, et qui n’a pas encore été soumise pour approbation.

Il est possible que vous deviez compléter la note de frais, par exemple en y ajoutant des dépenses, avant de la soumettre.

Les notes de frais avec l’état « À compléter » peuvent être consultées via l’onglet Mes notes de frais dans la barre de navigation en haut de la page, dans la section À compléter de la liste des notes de frais.

La ventilation d’une dépense vous permet de fournir des détails supplémentaires sur une transaction.

Par exemple, une dépense d’hôtel d’un montant total de 325 EUR peut être ventilée de la manière suivante :

La politique de remboursement et les règles fiscales pourront ainsi être adaptées aux dépenses ventilées.

Voir Ventiler une dépense.

Si vos relevés de carte bancaire sont téléchargés dans l’outil de gestion des notes de frais, vous pouvez les consulter à partir de l’onglet Portefeuille de dépenses situé dans la barre de navigation en haut de la page.

Vous pouvez consulter l’ensemble de vos transactions par carte bancaire, ou vous pouvez limiter l’affichage de celles-ci à une période donnée.

Voir Consulter vos relevés de carte bancaire.

Une note de frais soumise est une note de frais qui a été complétée puis soumise pour approbation.

Elle peut être en attente d’approbation ou en attente de remboursement.

Les notes de frais soumises peuvent être consultées via l’onglet Mes notes de frais dans la barre de navigation en haut de la page, dans la section Soumise de la liste des notes de frais.

Le paramétrage de votre entreprise peut englober les points suivants :

Si une seule de ces règles n’est pas respectée, l’outil de gestion des notes de frais empêche la soumission de votre note de frais jusqu’à ce que les modifications appropriées soient apportées.

Vous pouvez consulter le détail des motifs pour lesquels votre note de frais ne peut pas être soumise en cliquant sur Soumettre. Un écran récapitulatif de ces motifs s’affichera.

Vous pouvez avoir le droit de créer, visualiser et soumettre des notes de frais pour le compte de vos collaborateurs.

Voir Soumettre des notes de frais pour le compte d’un autre utilisateur.

En fonction de vos droits d’accès, vous pouvez avoir la possibilité de déléguer la soumission de vos notes de frais à un autre utilisateur dans votre organisation.

Voir Déléguer la soumission des notes de frais.

Vous pouvez consulter l’état en cours de vos notes de frais :

Une note de frais que vous avez soumise apparaîtra dans ces listes avec une icône symbolisant son état. Cette icône est également disponible dans la vue détaillée de la note de frais.

Si cette icône correspond à , alors votre note de frais a été entièrement validée et sera transmise au service des finances pour vous être remboursée.

Si votre note de frais a été renvoyée parce que vous devez modifier une ou plusieurs dépenses, vous recevez un e-mail du type suivant :

Cliquez sur Consulter le détail en bas de l’e-mail pour obtenir un récapitulatif de la note de frais.

Pour connaître le motif de renvoi, ouvrez votre note de frais dans l’onglet Mes notes de frais (votre note a l’état « En cours de création »). Dans la barre de commandes en haut à droite, cliquez sur l’icône (Voir les commentaires) pour consulter les commentaires de l’approbateur ou du comptable. Ces commentaires vous renseignent sur les modifications à apporter. Une fois celles-ci effectuées, soumettez à nouveau votre note de frais.

Une note de frais dont l’état indique qu’elle a été remboursée est une note de frais que vous ou l’un de vos collaborateurs a soumise et qui a été approuvée par votre service de comptabilité ou des finances. Les montants correspondants sont en attente de versement.