Pour pouvoir approuver le remboursement d’une note de frais, vous devez disposer des droits comptables appropriés. Si vous détenez ces droits, les notes de frais dont le remboursement est en attente d’approbation sont répertoriées sur votre page d’accueil.
Elles sont également indiquées sous l’onglet Remboursements de la barre de navigation, dans la section À rembourser :
Dans la plupart des cas, l’outil de gestion des notes de frais calcule automatiquement les montants à rembourser pour chacune des dépenses déclarées, en fonction des règles de politique de remboursement définies par votre entreprise, et les propose pour approbation.
Selon le paramétrage de votre entreprise, vous pouvez avoir la possibilité d’ajuster le montant proposé, par exemple si vous souhaitez approuver un montant supérieur au plafond autorisé.
Procédure
Vous avez la possibilité de filtrer la liste des frais par voyageur ou unité organisationnelle. Pour la filtrer par voyageur, sélectionnez le premier des deux champs de recherche en haut de l’écran, saisissez tout ou partie du nom du voyageur, puis choisissez le voyageur dans la liste des résultats. Pour la filtrer par unité organisationnelle, sélectionnez le second champ de recherche et choisissez l’unité organisationnelle dans la liste des résultats. Si la liste est longue, saisissez tout ou partie du nom de l’unité organisationnelle dans le champ de recherche, puis sélectionnez-la quand elle s’affiche.
Pour approuver immédiatement le remboursement, cochez la case correspondante située dans la partie gauche de l’écran et cliquez sur Rembourser, puis sur Confirmer dans l’écran de confirmation.
Pour renvoyer immédiatement une note de frais, cochez la case correspondante située dans la partie gauche de l’écran et cliquez sur Renvoyer. Dans l’écran de confirmation, veillez à ajouter le motif du renvoi et cliquez ensuite sur Renvoyer. Voir Renvoyer une note de frais.
Pour modifier les montants proposés avant de les approuver, cliquez n’importe où sur la ligne pour afficher les dépenses. Une liste des options de commande s’affiche alors en haut de la page (voir Commandes de la note de frais).
Cliquez sur le champ correspondant au montant proposé :
Renseignez le montant désiré. Tous les montants totaux sont automatiquement rafraîchis.
Vous pouvez consulter toutes les informations relatives aux dépenses et aux justificatifs en cliquant sur les dépenses et le trombone.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Rembourser.
Un récapitulatif de la note de frais s’affiche en indiquant toutes les exceptions.
Cliquez sur Confirmer pour confirmer le remboursement.
Vous recevrez un e-mail de confirmation du remboursement.
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