Il est également possible d’ajouter la dépense, sous la forme d’un remboursement, à une nouvelle note de frais ou à une note de frais existante qui n’a pas été soumise.
Il est recommandé d’utiliser cette méthode si la dépense n’a pas été initialement réclamée via l’outil de gestion des notes de frais.
Pour utiliser cette méthode, ouvrez la note de frais, cliquez sur le menu déroulant situé en regard de l’onglet Ajouter une dépense et sélectionnez Ajouter un remboursement :
Sélectionnez le type de dépense dans la liste et complétez le formulaire de remboursement :
Les champs sont les suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
Date du remboursement |
La date à laquelle le remboursement a été effectué. Un encadré rouge indique que la date n’est pas au bon format. |
Fournisseur |
Le fournisseur du service lié à cette dépense. |
Lieu de la dépense |
Le lieu où la dépense a été effectuée. Il peut s’agir d’une adresse, d’un point d’intérêt, d’un nom de pays ou de ville. |
Moyen de paiement |
Sélectionnez dans la liste la manière dont la dépense a été réglée, par exemple, par carte bancaire personnelle, par carte bancaire de l’entreprise, en espèces, moyennant l’émission d’une facture, etc. |
Montant restitué par le fournisseur |
Le montant du remboursement, dans la devise indiquée dans le champ ci-contre. |
Devise |
La devise qui s’affiche est la devise sélectionnée dans Mon profil. Si vous renseignez un lieu de dépense où la devise est différente de la devise par défaut, celle affichée dans le champ change et le taux de change entre les deux devises s’affiche. Vous pouvez également cliquer sur ce champ et sélectionner une autre devise. |
Montant à rendre à l’entreprise/au collaborateur |
Le montant du remboursement qui est à rendre à l’entreprise ou à vous-même. |
Lorsque le formulaire est complété, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la dépense et retournez à la note de frais. Le remboursement figure comme montant négatif dans la note de frais et porte la mention REMBOURSEMENT.
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