Approuver une note de frais

Pour approuver une note de frais, vous devez disposer des droits d’approbation appropriés.

Les droits d’approbation sont accordés via le rôle d’approbateur, qui est attribué par votre fournisseur ou votre administrateur. En tant qu’approbateur, vous pouvez :

modifier les données des notes de frais d’autres utilisateurs (par exemple, les allocations budgétaires ou les dépenses) et visualiser leur portefeuille de dépenses
modifier les justificatifs de dépenses d’autres utilisateurs et visualiser leur portefeuille de justificatifs
modifier le montant des dépenses qui a été approuvé (par exemple, si vous souhaitez approuver un montant supérieur au plafond défini par la politique)

Si ce rôle vous a été attribué, les notes de frais en attente d’approbation sont affichées sur votre page d’accueil.

Image de l’onglet Accueil avec en surbrillance la section des notes de frais à approuver

Elles sont également indiquées sous l’onglet Validations de la barre de navigation, dans la section À valider.

Image de l’onglet Approbations avec la liste des notes de frais à approuver

Par commodité, l’outil de gestion des notes de frais calcule automatiquement les montants à rembourser pour chacune des dépenses déclarées, en fonction des règles de politique de remboursement définies par votre entreprise, et les propose pour approbation.

Vous pouvez déléguer vos droits d’approbation à un collègue de façon temporaire (lorsque vous vous absentez sur une période relativement longue par exemple). Voir Déléguer des droits d’approbation.

Procédure d’approbation

Vous avez la possibilité de filtrer la liste des frais par voyageur ou unité organisationnelle. Pour la filtrer par voyageur, sélectionnez le premier des deux champs de recherche en haut de l’écran, saisissez tout ou partie du nom du voyageur, puis choisissez le voyageur dans la liste des résultats. Pour la filtrer par unité organisationnelle, sélectionnez le second champ de recherche et choisissez l’unité organisationnelle dans la liste des résultats. Si la liste est longue, saisissez tout ou partie du nom de l’unité organisationnelle dans le champ de recherche, puis sélectionnez-la quand elle s’affiche.

Pour approuver immédiatement une note de frais, cochez la case correspondante située dans la partie gauche de l’écran et cliquez sur Approuver, puis cliquez sur Confirmer dans l’écran de confirmation.

Pour renvoyer immédiatement une note de frais, cochez la case correspondante située dans la partie gauche de l’écran et cliquez sur Renvoyer. Dans l’écran de confirmation, veillez à ajouter le motif du renvoi et cliquez ensuite sur Renvoyer. Voir Renvoyer une note de frais.

Pour modifier les montants proposés avant de les approuver, cliquez n’importe où sur la ligne pour afficher les dépenses. Cliquez sur le champ correspondant au montant proposé.

Image de la ligne de dépense avec en surbrillance le champ contenant le montant proposé à modifier

Renseignez le montant désiré. Tous les montants totaux sont automatiquement rafraîchis.

Vous pouvez consulter toutes les informations relatives aux dépenses et aux justificatifs en cliquant sur les dépenses et le trombone.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Approuver. Un récapitulatif de la note de frais s’affiche en indiquant toutes les exceptions.

Cliquez sur Confirmer pour confirmer votre approbation. Vous recevrez un e-mail de confirmation de l’approbation que vous venez d’effectuer.

Voir aussi

Procédure d’approbation

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