Les tâches suivantes peuvent être automatisées :
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création et clôture de lots
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export de lots
Automatisation de la création et de la clôture de lots
Un utilisateur disposant des droits de gestion des exports peut créer des règles pour automatiser la création et la clôture de lots. Ces règles vous permettent de créer et de fermer automatiquement des lots, qui sont générés toutes les heures.
Vous choisissez l’unité ou les unités organisationnelles dans votre entreprise à partir desquelles vous souhaitez extraire les données comptables.
Si vous choisissez l’unité organisationnelle parente, l’ensemble de ses sous-unités organisationnelles sera également associé au lot.
Dans le cas d’un export automatique, les unités organisationnelles sont appelées « entités ». Vous pouvez choisir tous les éléments suivants ou une partie pour les inclure dans le lot :
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notes de frais
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avances
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factures
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factures sans bon de commande
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factures réimputées
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notes de frais réimputées
Imaginons, par exemple, que vous définissiez une règle pour l’entité Entreprise 1 : vous sélectionnez « Notes de frais » comme type d’élément. En vertu de cette règle, un lot contenant l’ensemble des notes de frais de l’entité 1 et de ses sous-entités sera créé chaque heure.
Notes :
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Pour une règle donnée, la création d’un lot implique de clôturer le lot précédent, qui a été créé au titre de cette même règle.
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Si un lot ayant été créé automatiquement est renvoyé, il doit être traité manuellement. Voir Export manuel.
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Les règles de la liste correspondante s’appliquent de haut en bas. Cela permet de garantir qu’un élément se trouve dans un seul lot.
Créer une règle
Pour commencer à créer une règle, cliquez sur Configurer les règles de création de lots automatiques sous l’onglet Gestion des exports :
L’écran Règles de création de lots automatiques s’affiche :
Cliquez sur Nouvelle règle pour afficher l’écran suivant, où vous pourrez sélectionner les critères qui s’appliquent à la règle :
Complétez le formulaire comme indiqué dans le tableau suivant et cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
| Champ | Description |
|---|---|
Fréquence |
Obsolète. |
Nom de la règle |
Saisissez un seul nom pour la règle. |
Exporter pour les entités |
Choisissez l’unité ou les unités organisationnelles pour lesquelles vous souhaitez exporter les données comptables. Si vous choisissez l’unité organisationnelle parente, l’ensemble de ses sous-unités organisationnelles sera également associé au lot. |
Types d’objets |
Cochez les cases correspondant aux types d’objets (à partir de l’unité ou des unités organisationnelles sélectionnées) que vous souhaitez inclure dans le lot export. Vous pouvez choisir l’intégralité ou une partie des :
Les éléments réimputés correspondent aux éléments dont l’assignation des coûts a été modifiée par un comptable (par exemple, vers un service ou un centre de coût différent). |
Supprimer une règle
Vous pouvez supprimer une règle dans la liste correspondante que vous avez créée :
Pour supprimer une règle :
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Cliquez sur le bouton
en haut à droite de l’onglet Gestion des exports. -
Cliquez sur l’icône
en regard de la règle que vous souhaitez supprimer. -
Cliquez sur Annuler pour revenir à l’onglet Gestion des exports.
Modifier une règle
Il est impossible de modifier une règle qui a été créée. Vous devrez la supprimer et en créer une nouvelle.
Automatisation du processus d’export
Il est possible d’automatiser l’export des lots créés par les règles susmentionnées. Vous pouvez définir des exports de lots qui s’exécuteront automatiquement :
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Quotidien : tous les soirs
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Hebdomadaire : tous les dimanches
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Mensuel : tous les 1er du mois
La configuration de l’automatisation de l’exportation s’effectue via les paramètres de l’interface sortante dans l’outil d’administration.
Contactez votre administrateur système ou le support en cas de besoin.
Les fichiers exportés sont placés dans le répertoire défini dans votre interface sortante.
Si l’exportation devait échouer, quelle qu’en soit la raison, vous recevrez un e-mail indiquant les erreurs survenues.
Les lots créés manuellement ne sont pas exportés automatiquement.
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