Grâce à l’outil de gestion des voyages, vous pouvez préparer et réserver un voyage pour plus d’une personne en même temps. Cela peut comprendre des collègues de la même entreprise ou des voyageurs invités.
Si les paramètres de votre société comprennent cette fonctionnalité pour votre compte, vous verrez le panneau Sélectionner voyageurs en haut des onglets Accueil et Préparer un voyage :
Ajouter des voyageurs à un voyage
Cliquez sur le panneau pour afficher un écran avec votre nom déjà sélectionné, dans lequel vous pourrez ajouter des voyageurs au voyage que vous préparez :
La colonne Liste des voyageurs sur la gauche de l’écran répertorie les noms que vous pouvez ajouter. Cliquez sur un nom pour le surligner (ou utilisez la touche majuscule + clic ou Ctrl + clic pour surligner plus d’un nom), puis cliquez sur ajouter à la sélection pour déplacer le nom dans la colonne Voyageur(s) sélectionné(s) sur la droite.
Si vous pouvez effectuer des réservations pour un grand nombre de voyageurs, vous verrez un champ texte où vous pourrez chercher un voyageur par son nom.
Pour supprimer un nom de la colonne Voyageur(s) sélectionné(s), surlignez le nom et cliquez sur supprimer de la sélection pour le déplacer à nouveau vers la colonne Liste des voyageurs.
Cliquez sur enregistrer ma sélection pour retourner à l’écran de recherche qui affiche désormais les noms de tous les voyageurs sélectionnés pour le voyage.
Vous pouvez ensuite continuer de la même manière pour préparer un voyage pour une personne - voir Préparer un voyage.
Il peut arriver qu’un organisateur crée un voyage avec plusieurs voyageurs pour lequel la liste des voyageurs sélectionnés contient une personne n’ayant pas accepté les conditions d’utilisation.
Dans ce cas, lorsque l’organisateur tente de fermer l’écran de sélection, il reçoit un message lui indiquant pour quels voyageurs il n’est pas encore possible de réserver, comme dans l’exemple suivant :
L’organisateur doit alors supprimer de la liste les voyageurs concernés avant de poursuivre la réservation.
Méthodes de paiement et informations comptables
Lorsque vous réservez un voyage, vous pouvez configurer les méthodes de paiement et le centre de coût individuellement pour chaque voyageur si nécessaire sur l’écran Réserver (voir Réserver un voyage) :
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