Nouvelle Fonctionnalité: Validation Des Véhicules

Aperçu

Une nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs de charger leur carte grise (ou tout autre document relatif à leur véhicule) dans leur profil, et aux managers de valider ces véhicules déclarés pour déclarer des frais kilométriques.

Deux nouveaux champs ont également été ajoutés au formulaire de déclaration du véhicule et peuvent être complétés par les utilisateurs : Les émissions de CO2 et la date de première immatriculation du véhicule.

Avantages

Un grand nombre de valideurs ont remonté le besoin d’avoir plus de contrôle sur les frais kilométriques, en particulier sur les véhicules déclarés pour demander le paiement de ces indemnités.

Une pratique courante est de demander aux utilisateurs de joindre une copie de leur carte grise pour chaque frais kilométrique, afin de s’assurer que les données sont correctes et que le bon taux est utilisé. Une autre pratique courante est d’effectuer ces contrôles en fin d’année pour les employés déclarant beaucoup de frais kilométriques.

Ces contrôles font perdre beaucoup de temps aux valideurs, et augmente le temps de remboursement des notes de frais.

Grâce à cette nouvelle fonctionnalité, ces contrôles répétés ne seront plus nécessaires. Chaque véhicule devra être validé une fois seulement, et sera alors considéré comme conforme.

Quoi de nouveau pour les utilisateurs ?

Ajout du document dans le formulaire véhicule

Les utilisateurs peuvent désormais ajouter un document dans le véhicule déclaré dans le profil.

Si aucun document n’a été chargé, les utilisateurs peuvent cliquer sur « Ajouter un document » :

S’il existe déjà un document attaché au véhicule, le lien affiche alors le nom de ce document comme dans l’exemple ci-dessous. Si on clique dessus, on peut alors charger un nouveau document qui remplacera le précédent.

Nouveaux champs du formulaire véhicule

Deux nouveaux champs ont été ajoutés dans le formulaire de déclaration du véhicule :

• Émissions de CO2
• Date de première immatriculation

Les utilisateurs peuvent désormais remplir ces deux champs si leur société le demande. Ils restent toutefois optionnels, le véhicule peut être sauvegardé si ces champs ne sont pas remplis.

Note: Un seul document peut être attaché à un véhicule, pour une taille maximum de 10 Mo. Cela concerne uniquement les véhicules personnels, pas les véhicules de société.

Ces deux champs ne sont pas encore disponibles dans l’extraction des IK, ils seront ajoutés par la suite.

Statut du véhicule

Le statut du véhicule est maintenant affiché dans le formulaire du véhicule (Approuvé / Non approuvé).

Une fois le véhicule approuvé, toute modification repassera le statut à « non approuvé » et entrainera une nouvelle validation.

Quoi de nouveau pour les valideurs ?

Tous les véhicules ont désormais un statut “approuvé » ou « non approuvé ».

• Si un véhicule n’est pas approuvé, un message sera affiché pour le valideur lors de l’approbation de la note de frais :

Note: Ce message n’est visible que pour les approbateurs (rôles « Approver »).

Lorsqu’un approbateur clique sur le lien, la page d’approbation du véhicule apparait :

L’approbateur peut vérifier les données du véhicule, le document attaché, et le valider. Une fois le véhicule approuvé, il faut cliquer sur « Go back » pour revenir à la note de frais.

Une fois le véhicule approuvé, toute modification apportée à celui-ci entrainera une nouvelle demande de validation.

Quoi de nouveau pour les comptables ?

Rien, cette fonctionnalité concerne uniquement les utilisateurs et les approbateurs.

Quoi de nouveau pour les administrateurs ?

Rien, la fonctionnalité n’est pas configurable.

Il est toutefois possible pour Traveldoo de l’activer ou de la désactiver sur les différentes sociétés, il faut pour cela contacter votre Account Manager.

Dates

La validation des véhicules avec visualisation du document n’est pas encore en production, elle devrait l’être fin avril / début mai 2022. Elle sera désactivée par défaut dans un premier temps, et peut être activée par Traveldoo sur demande.

Le chargement d'un document par l'utilisateur sera par défaut disponible pour tous nos clients.